Effiziente Team-Kommunikation ist einer der wichtigsten Faktoren, die die Qualität der Arbeit beeinflussen, die das Team abliefert. Selbst mit den besten Mitarbeitern an Bord kann die Arbeit schwierig werden und die Ergebnisse können ohne einen angemessen Informationsfluss nicht messbar sein.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Es ist wichtig, dass sich Manager besonders intensiv um die Team-Kommunikation kümmern. Tatsächlich sollte es eine ihrer wichtigsten Aufgaben sein. Gute Kommunikation hat einen positiven Einfluss auf die Laune der Leute, die in einem Unternehmen oder einem Projekt arbeiten. Sie fördert die positive Einstellung und beugt Stresssituationen sowie Konflikte vor.
Die richtige Kommunikation über einen ganzen Lebenszyklus eines Produkts oder eines Services hinweg beeinflusst das endgültige Ergebnis. Es ist mit der Effizienz der Arbeit verbunden, die konsequent die zwei wichtigsten Faktoren in der heutigen Zeit beeinflusst: Geld und Zeit. Ein Projekt ohne effiziente Kommunikation kann sich hinziehen oder niemals fertig werden, worunter das Budget leidet. Nur entsprechend gemanagte Teammitglieder werden effektiver miteinander kommunizieren.
Neben gesunden zwischenmenschlichen Beziehungen können Sie verschiedene Software Tools verwenden, um Ihre Arbeit zu planen. Eins davon ist Jira Software, welches Ihnen eine einfache Kommunikation erlaubt und viele nützliche Statistiken bereitstellt.
Wenn Sie nicht wissen, was Jira ist, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag Was ist Jira?. Oder stöbern Sie auf unserer Jira-Produktseite.
1. Verständliche und klar formulierte Aufgaben
Eines der wichtigsten Elemente, welches die Teamarbeit vereinfacht, ist das klare und transparente Aufschreiben der Aufgaben. Dies ist ein sehr wichtiger Faktor in der Kommunikation. Wenn Aufgaben nur diskutiert und nirgends niedergeschrieben werden, ist es leicht, diese zu vergessen. Manager vergessen oft den Nutzen der SMART-Methode, wenn sie Aufgaben aufschreiben. Auf diese Art können sogar Leute, die das Meeting verpasst haben, erfahren, wie sie eine Aufgabe abarbeiten sollen und welche Ergebnisse erwartet werden. Durch das Verwenden dieser Methode fokussieren sich die Leute auf das Ziel und sie erlaubt ihnen, den Job so gut wie möglich zu machen, anstatt Zeit darauf zu verschwenden, Fragen zu stellen. In Jira muss man lediglich den „Create“ Button anklicken und den Namen der Aufgabe hinzufügen, sowie die Beschreibung und Unteraufgaben, falls nötig.
2. Zeit abschätzen
Ein weiteres Element, das dabei hilft, eine bessere Kommunikation aufzubauen, ist die korrekte Abschätzung der Zeit, die für die Erledigung spezifischer Aufgaben benötigt wird. Es ist wichtig, diese genau festzulegen. Wenn ein Team ähnliche Aufgaben regelmäßig erledigt, dann nutzen Sie Ihre Erfahrung, um zu sagen, wie viel Zeit für eine offene Aufgabe benötigt wird. Wenn man sich mit einer neuen Aufgabe auseinander setzen muss, lohnt es sich, sich mit Leuten zu beraten, die diese Aufgabe bereits erledigt haben. In beiden Fällen sollten Sie sich mit Ihrem Team besprechen – Es wird Ihnen helfen die Aufgaben genauer einzuschätzen. Alle Stimmen in dieser Angelegenheit sollten berücksichtigt werden, denn die Einschätzung steigert die Effizienz und Vorhersehbarkeit der Teamarbeit.
3. Priorisierung
Der nächste Schritt zu einer effektiven Kommunikation ist Priorisierung. Wenn ein Team viele Aufgaben zu erledigen hat, ist es wichtig, dass es diese in der richtigen Reihenfolge bearbeitet. Das beugt unnötiges Chaos vor, indem die Mitarbeiter sich zuerst mit den Aufgaben beschäftigen, die die höchste Priorität haben – was oft den höchsten Mehrwert verspricht.
4. Hinzufügen von Aufgabenstatus
Das letzte wichtige Element für Team-Kommunikation ist das Hinzufügen der richtigen Aufgabenstatus. Hier kann das Kanban Board sehr hilfreich sein, welches in Jira verfügbar ist. Das Aufteilen der Aufgaben in Spalten, die als „To Do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ markiert sind, beeinflusst die Transparenz im Team. Sie können schnell die Aufgabe finden, die noch zu erledigen ist. Es ist auch wichtig, um Ordnung auf dem Board zu bewahren. Wenn die Aufgaben nicht ganz umgesetzt sind, wird das Verschieben dieser Aufgaben in die „Erledigt“-Spalte einen Einfluss auf die gesamten Projektstatistiken und die Transparenz im Team haben. Status können Managern dabei helfen, den Fortschritt des Projekts zu kontrollieren. In Jira kann Drag and Drop verwendet werden, um den Status einer Aufgabe leicht zu verändern.
Kommunikation zwischen zwei Jira-Instanzen ist kein Problem
Diese Methoden für verbesserte Kommunikation beschreiben die Situation, in der ein Team auf einer Jira Instanz arbeitet. Aber was passiert, wenn wir mit einem Kunden arbeiten, der seine eigene Jira Applikation verwendet? Die Kommunikation kann noch schwieriger werden. In dieser Situation ist es notwendig sicherzustellen, dass diese zwei Parteien ausreichend über die geteilten Aufgaben informiert sind. Das bedeutet oft das Kopieren von Aufgaben von einer Applikation in eine andere. Dies nimmt viel Zeit in Anspruch und erfordert häufige Updates um sicherzustellen, dass die Aufgabenstatus präzise sind.
Doch es gibt eine Lösung zu diesem Problem: IssueSYNC, eine App von Deviniti, die zwei separate Jira Instanzen integrieren kann, erlaubt eine automatische Ticket Synchronisation. Diese Lösung hilft Ihrem Team, dessen Kommunikation zu verbessern.
IssueSYNC werden wir demnächst auf unserer Website vorstellen. Wenn Sie über neue Inhalte informiert werden möchten, tragen Sie sich gerne über das Feld in der Sidebar für unseren Newsletter ein.
Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
