Viele unserer Kunden nutzen die Server Anwendungen von Atlassian. Aufgrund der Serverabkündigung im Februar 2024 stellen sich viele Kunden nun die Frage,  ob sie auf Data Center oder in die Cloud wechseln sollen. Wenn Ihre Entscheidung auf die Cloud gefallen ist, dann möchten wir Ihnen zeigen, wie bei der Migration am besten vorgegangen wird bzw. wie wir bei unseren Kunden vorgehen und worauf es zu achten gilt.

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Worauf Sie bei der Migration in die Cloud achten müssen, können Sie sich auch ganz bequem in unserem Video anschauen!

Für uns hat sich die Durchführung einer Migration in 5 Phasen bewährt:

  1. Vorqualifizierung und -prüfung
  2. Erweitere Prüfung und Bewertung
  3. Planung und Vorbereitung
  4. Testphase
  5. Migrationsphase
  6. Review Phase

Je nach Unternehmen, Anzahl der Anwendungen oder Komplexität der Umgebungen kann das natürlich abweichen und eine individuelle Vorgehensweise erfordern. Diese Phasen bilden aber schonmal eine gute Ausgangsbasis. In diesem Beitrag haben wir Ihnen die Inhalte der einzelnen Phasen kurz zusammengefasst.

Phase 1 – Vorqualifizierung und -prüfung

Wenn wir unsere Kunden bei der Migration in der Cloud begleiten, dann geht es in der ersten und sehr wichtigen Phase darum, die bestehende Umgebung zu analysieren und zu verstehen. Dabei schauen wir uns allgemeine Punkte an wie z. B. wie viele User aktuell lizenziert sind und welche Anwendungen überhaupt genutzt werden. Hier besprechen wir dann intensiv welche Teams mit dem System arbeiten und wie die weiteren Pläne für die Nutzung der Anwendungen sind. Denn es ist wichtig genau zu wissen, welche Funktionen aktuell ein Must-have sind und welche eventuell in der Zukunft benötigt werden. Wenn das bekannt ist, geht man noch etwas tiefer und schaut, welche Plugins genutzt werden und priorisiert deren Notwendigkeit. Denn gerade das Thema der Plugin Migration kann teilweise komplex und mit gewissen Einschränkungen versehen sein. Dabei geht es dann auch darum, welche Informationen alle migriert und übernommen werden sollen und welche evtl. nicht mehr benötigt werden. Aus all diesen Faktoren ergibt sich dann ein Gesamtbild der Umgebung und daraus leiten wir gemeinsam mit dem Kunden das weitere Vorgehen für die Migration ab bzw. sprechen eventuell auch eine Empfehlung gegen die Cloud Migration aus.

Phase 2 – Erweiterte Prüfung und Bewertung

In der zweiten Phase geht es um eine umfangreiche Prüfung und Bewertung. Als erstes sollten Sie sich das Thema Lizenzen anschauen und eine Kostenkalkulation erstellen. Insbesondere, um die interne Budgetplanung zu ermöglichen. Anschließend sollte man auch die Themen Security, Compliance und weitere rechtliche Aspekte anschauen: Also welche Vorgaben gibt es hier für mich als Firma und werden diese durch die Cloud abgedeckt. Dann geht es vor allem um technische Themen wie die Benutzerverwaltung. Diese unterscheidet sich in der Cloud nämlich im Vergleich zu Server oder Data Center. In dieser Phase werden die genutzten Plugins genauer geprüft: Also stehen diese überhaupt in der Cloud zur Verfügung, falls ja, muss überprüft werden, ob die Funktionen identisch sind und wie man die Plugins am besten migrieren kann. Dazu kommen noch Integrationen an andere Systeme oder Individualentwicklungen.

Eine genaue Prüfung ist hier sehr wichtig um später Probleme bei der Migration zu vermeiden.

Phase 3 – Planung und Vorbereitung

In der Planungsphase wird mit den zuvor erhobenen Daten ein Migrationsplan erstellt:

Migrationsmethode und zeitlicher Ablauf werden festgelegt.

  • Hier sind Faktoren wie maximal erlaubte Ausfallzeit des Systems bzw. die verfügbare Downtime für den Umzug abzustimmen.
  • Kann die Migration unter der Woche durchgeführt werden oder muss es außerhalb einer gewissen Zeit durchgeführt werden?

Ansprechpartner für die Migration festlegen, der bei Fragen oder Problemen zur Verfügung steht.

Domain für die Atlassian Instanz sichern. Aktuell wird eine Subdomain von Atlassian.net genutzt.

Unnötige Daten löschen.

  • allgemein das System von unnötigen Daten bereinigen.
  • Aktuell unterstützte Version installieren

Neben den technischen Themen sollte man die User der Umgebung benachrichtigen, dass eine Migration in die Cloud bevorsteht. Dies sollte frühzeitig kommuniziert werden. Auch in dieser Phase können Schulungen oder Trainings eingeplant werden, um den Anwendern einen einfachen Umstieg zu ermöglichen.

Phase 4 – Testphase

Bevor man jetzt direkt mit der produktiven Migration beginnt ist es sinnvoll, eine Testmigration durchzuführen. Damit kann man die Migration bzw. den erstellten Plan testen und auftretende Probleme prüfen. Atlassian bietet hier die Möglichkeit, eine kostenlose Cloud Instanz für die Migrationsphase zu nutzen. Wenn Sie Fragen haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Für die Testmigration sollten auch Akzeptanz- bzw. Abnahmekriterien definiert werden anhand deren eine erfolgreiche Testmigration bestätigt werden kann. Notieren Sie alle Erkenntnisse aus der Testphase! Das hilft Ihnen, um die produktive Migration noch besser und sicherer zu planen.

Phase 5 – Finale Migration

Diese Phase unterscheidet sich im Vergleich zur Testphase vor allem in den organisatorischen Aufgaben. Denn gerade bei der finalen Migration ist der Kommunikationsaspekt enorm wichtig. Informieren Sie rechtzeitig die User, Kunden und alle anderen Stakeholder über eine mögliche Downtime. Eventuell ist während der Migration auch ein zweigleisiger Betrieb möglich, das hängt aber davon ab, wie die Migration geplant und technisch durchgeführt wird. Als Beispiel könnte Jira migriert werden, aber Confluence noch auf dem Server weiter laufen. Hierbei ist es wichtig, die Erkenntnisse aus der Testphase einfließen zu lassen und nach der Migration die wichtigsten Smoketests durchzuführen. Ebenso empfehlen wir die Serverumgebungen nicht direkt nach der Migration abzuschalten, falls noch etwas fehlt oder nicht ganz geklappt hat. Die URL der Serverumgebung sollte aber auf die Cloud weitergeleitet werden, damit niemand mehr versucht, sich im alten System anzumelden. Ihr Support wird es Ihnen danken.

Phase 6 – Review

In dieser nachgelagerten Phase geht es jetzt darum, mögliche Fehler, die erst später aufgetreten sind, zu beheben. Ebenso sollten Sie hier mit einer höheren Anzahl von Rückfragen oder Supporttickets der User rechnen und die notwendigen Ressourcen dafür einplanen. Sollte erst ein Teil Ihrer Umgebungen migriert worden sein, dann ist es auch wichtig die Erkenntnisse aus dieser Migration in zukünftige Migrationen einfließen zu lassen.

Falls Sie weitere Fragen zum Thema Migration in die Cloud oder der allgemeinen Vorgehensweisen haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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