Mandantensuche in der Jira Umgebung

Mandantensuche in der Jira Umgebung.

Die Vorteile der Mandantensuche

Beim Entwickeln eines speziell zugeschnittenen Plugins ist es wichtig, vorab alle gewünschten Ziele zu berücksichtigen und gemeinsam darauf hin zu arbeiten. In diesem Beispiel möchten wir den ganzen E-Mail Verkehr eines Kunden über Service Desk abwickeln.

Dabei möchte der Kunde, dass jede E-Mail als separates Jira Ticket abgebildet wird. Bei dem Kunden in diesem Beispiel handelt es sich um eine Krankenkasse, daher ist es wichtig, jede eintreffende E-Mail dem jeweiligen Krankenkassenpatienten zuordnen zu können. Um dies zu gewährleisten, haben wir einen Suchindex aus bereits bestehenden Daten aufgebaut und Jira um einige Funktionen erweitert.

Bislang herrschte beim Kunden folgendes Szenario: Eine E-Mail eines Patienten wird empfangen und kann nur aufwendig zugeordnet werden. Sollten bereits Stammdaten vorhanden sein, müssen diese erst separat aufgerufen, manuell gesucht und anschließend ergänzt werden.

Da jetzt allerdings jeglicher E-Mail Kontakt per Jira Ticket angezeigt wird, ist es möglich, mit Hilfe einer von uns eingerichteter Suchmaske direkt die Stammdaten zu durchsuchen. Dabei können einzelne Worte nachgeschlagen oder eine Volltext-Suche durchgeführt werden, die anschließend eine Trefferliste mit allen relevanten Information anzeigt. Diese Suchmaske ermöglicht eine effektiviere Zuordnung und Ergänzung der Stammdaten des jeweiligen Patienten.

Wenn nun beispielsweise eine E-Mail eines Patienten bei der Krankenkasse ankommt, können Daten sofort anhand des Namens oder der genannten Versicherungsnummer eindeutig zugeordnet werden. Beim anschießenden Auswählen des Patienten, wird dieser im Ticket hinterlegt und anschließend im Panel angezeigt. Dadurch hat der Sachbearbeiter sofort alle nötigen Informationen griffbereit, die zur weiteren Bearbeitung nötig sind.

Die Post-Funktion überprüft die E-Mail Adresse des Erstellers und sucht nach einer exakten Übereinstimmung im Index. Gibt es nur einen Treffer, der Patient kann also eindeutig zugeordnet werden, wird dieser automatisch im Ticket hinterlegt. Dadurch sind keine weiteren Schritte des Sachbearbeiters nötig.

Das Archivieren des Kontakts funktioniert in der Jira Umgebung ebenfalls automatisch. Damit die Archivierung des Krankenkassenpatienten erfolgen kann, wird die ID des Kunden benötigt. Dieser Schritt wird selbstständig eingeleitet, sobald ein Patient im Jira Ticket hinterlegt ist. Ist eine solche ID angelegt oder bereits vorhanden, archiviert die bereitgestellten Post Funktion nicht nur den Kontakt, sondern auch die E-Mails, das Thema bzw. den Betreff und alle eventuellen Bemerkungen.

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Julian Waldeck | IT Consultant
Julian Waldeck
IT-Consultant

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