Die Auswahl der richtigen Wiki Software ist eine wichtige Entscheidung für das Unternehmen. Innerhalb vieler Arbeitsprozesse ist das Wiki ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit und des Wertschöpfungsprozesses. Daher ist es verständlich, dass man diese Entscheidung wohl überlegt und nicht überstürzt treffen sollte.
Viele unserer Kunden haben sich bereits vorweg entschieden Confluence als Wiki nutzen zu wollen. Sie sind von den Funktionen und den Möglichkeiten von Confluence überzeugt. Trotzdem frage ich diese Kunden regelmäßig, wieso es denn Confluence als Wiki Software sein soll. Das ist aus vertrieblicher Sicht im ersten Moment sicherlich falsch, aber unserer Meinung nach eine wichtige Frage. Wir wollen damit den Kunden nicht von Confluence abbringen, jedoch stets die ideale Lösung für ihn zu finden. Sollte sich im Nachhinein herausstellen, dass Confluence doch nicht das passende Wiki für das Unternehmen ist, dann möchten wir den Kunden zumindest korrekt beraten haben. Die Entscheidung an sich fällt der Kunde am Ende natürlich selbst.
Ein Entscheidungspunkt vieler Kunden: Sie haben in einer anderen Firma bereits damit gearbeitet oder von Bekannten davon gehört. Doch nur weil Confluence zu dem einen Unternehmen gepasst hat, muss es noch lange nicht das geeignete Wiki für alle Unternehmen sein. Um dies objektiv betrachten zu können, geben wir dem Kunden oftmals eine Checkliste zum Produktvergleich mit. Welche Kriterien und Fragen man bei der Auswahl der richtigen Wiki Software berücksichtigen sollte, haben wir hier kurz zusammengestellt.
1. Open Source oder kommerzielles Wiki?
Jedes Unternehmen hat eigene Präferenzen hinsichtlich des Einsatzes von Open-Source-Software. Während einige Unternehmen kostenpflichtige Software bevorzugen, da hierbei oft ein besserer Support oder eine bessere Qualität erwartet wird, präferieren andere hingegen vorwiegend kostenlose Software. Grundlegend gibt es in beiden Varianten gute Wiki Software. Es geht also letztlich um die Tendenz des Unternehmens und eventuelle Vorschriften.
2. Was bin ich bereit für ein Wiki zu bezahlen?
Eine der wichtigsten Kriterien ist für viele Unternehmen natürlich der Preis. Die reinen Kosten für die Lizenz beispielsweise sind häufig nur ein Teil von vielen. Neben den reinen Lizenzkosten können unter anderem folgende Kosten entstehen:
- Wartungskosten
- Supportkosten
- Plugins
- Server und Betrieb
- Beratung
Zusätzlich fallen in der Regel noch Kosten für die Schulung oder individuelle Entwicklungen an. Ziehen Sie für den Vergleich also immer alle Kosten heran und schauen Sie auch welche Leistungen Sie damit erhalten. Bei Confluence Servern zahlt man zum Beispiel nur eine einmalige Summe für den Support und für kommende Updates. Verlängert man dies nicht, so kann Confluence weiterhin genutzt werden, da es sich um eine Lifetime Lizenz handelt.
3. Wie weit ist die Wiki Software verbreitet?
Die Verbreitung der Wiki Software ist aus zwei Gründen ein sehr wichtiges Kriterium. Zum einen kann man darauf relativ gut die Qualität und die Funktionalität ableiten. Wiki Software, die von vielen Unternehmen genutzt wird, ist letztlich ein Indiz wie gut die Software schlussendlich wirklich ist. Zum anderen kann man bei einer weiten Verbreitung davon ausgehen, dass der Wiki Hersteller auch in den nächsten Jahren weiterhin existieren wird. Wenn Sie eine Wiki Software in Ihr Unternehmen einführen, aber nach 2 Jahren bereits wechseln müssen, weil es den Hersteller nicht mehr gibt, dann haben Sie dadurch letztlich den erneuten Aufwand auf eine andere Wiki umzusteigen. Oftmals gibt es bei weit verbreiteten Anwendungen auch eine sehr gute Community, die bei Fragestellungen helfen kann. Confluence wird von mehr als 40.000 Teams weltweit als Wiki genutzt und ist entsprechend sehr weit verbreitet.
4. Funktionen der Wiki Software
Neben den zuvor genannten Kriterien ist natürlich auch der Funktionsumfang eines Wikis ein ausschlaggebender Punkt. Hier ist es wichtig, dass Sie vorab genau Ihre Anforderungen definieren. Anschließend können Sie die einzelnen Anwendungen miteinander vergleichen. Folgende Funktionen sollte man dabei unter anderem berücksichtigen:
- Rollen- und Rechtekonzept
- Versionierung
- Mobiler Zugriff
- Kollaborative Bearbeitung von Inhalten
- Automatische Benachrichtigungen per Mail
- Exportmöglichkeiten
- Suchfunktion
- Mehrsprachigkeit
- Erweiterungen durch Plugins / Add-ons
- Hostingvarianten
5. Usability & Design
Um die Akzeptanz bei den Anwendern zu steigern und den maximalen Nutzen aus dem Wiki herauszuziehen, braucht es mehr als reine Funktionalität. Wenn die Nutzung umständlich und kompliziert ist, dann werden die Mitarbeiter sehr ungern damit arbeiten. Ebenso ist in der heutigen Zeit ein ansprechendes Design wichtig. Schauen Sie also auch, ob die Wiki Software benutzerfreundlich und optisch ansprechend bzw. modern ist. Sie erhöhen damit deutlich die Akzeptanz der Anwender, denn das Auge isst ja bekanntlich auch mit.
6. Migrationsmöglichkeiten von bestehenden Daten und Unterlagen
Sollten Sie bereits über ein Wiki verfügen oder besitzen Unterlagen, die Sie in das neue Wiki übernehmen möchten, dann achten Sie genau auf die Importmöglichkeiten. Confluence kann zum Beispiel Word-Dateien einspielen und Überschriften direkt in einzelne Seiten umwandeln. Dies ist nicht bei allen Anwendungen der Fall. Prüfen Sie also, ob Sie auch alle Daten in die neue Umgebung migrieren können.
7. Gibt es Erweiterungen und Plugins?
Wiki Anwendungen bringen in der Regel viele Funktionen mit. Oft erweitern sich jedoch die Anforderungen an die Funktionalität. Hier ist es von Vorteil wenn man die Standardfunktionen des Wiki durch zusätzliche Plugins oder AddOns erweitern kann. Atlassian bietet zum Beispiel mit dem Marketplace eine Vielzahl an Erweiterungen für Confluence an. Teilweise sind diese kostenfrei und teilweise kostenpflichtig. Confluence kann dadurch zu viel mehr als einem reinen Wiki ausgebaut werden.
Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
