Bewerbermanagement mit Jira

Das Thema Bewerbermanagement wird im digitalen Zeitalter immer mehr zu einer Herausforderung. Als sich früher noch Bewerbungsmappen übereinander gestapelt haben, gelangen die meisten Bewerbungen heutzutage in digitaler Form in das Unternehmen. Gerade hinsichtlich des sogenannten „Fachkräftemangels“ ist eine genaue Übersicht und eine zeitnahe Bearbeitung von Bewerbungen enorm wichtig geworden.

Damit dabei niemand vergessen wird und man im schlimmsten Fall einen sonst geeigneten Bewerber an ein anderes Unternehmen verliert, nutzen wir ein entsprechendes Kontaktformular und eine spezifische E-Mail Adresse auf der Website.

Die Problematik hierbei war allerdings herauszufinden, in welchem Abschnitt des Bewerbungsprozesses sich der Kandidat befindet. Wurde er bereits angeschrieben? Wenn ja, wann? Gab es schon eine Rückmeldung oder gar eine Bestätigung des Terminvorschlags zum Bewerbungsgesprächs? Um diese Probleme zu lösen sind wir dazu übergegangen unser gesamtes Bewerbermanagement in Jira abzubilden.

Das Ziel hierbei war ganz klar definiert: Verbesserung der Reaktionszeit und Erhöhung der Prozesssicherheit.

Mit Erfolg: Wir erhalten regelmäßig positives Feedback, dass nur wenige andere Unternehmen so schnell reagieren wie wir. Wie wir das Bewerbermanagement in Jira Software umgesetzt haben und welche damit verbundenen Vorteile zu verzeichnen sind, möchten wir Ihnen in den folgenden Abschnitten zeigen.

Automatisierte Erfassung von Bewerbungen in Jira

Um eine manuelle Übertragung der Bewerbungen aus dem E-Mail Konto zu vermeiden und somit den regelmäßig auftretenden Aufwand innerhalb des Bewerbermanagements zu reduzieren, nutzen wir einen Jira Service Management Mailhandler. Dieser erfasst automatisch alle eingehenden Emails unseres Bewerbungspostfachs. Auch die Bewerbungen über das Kontaktformular werden als Email an das Bewerbungspostfach geschickt und dadurch ebenfalls direkt als Jira Ticket angelegt. Dabei wird nicht nur der Betreff und der Email Body erfasst, sondern auch alle Anhänge, die der Bewerber eventuell mitgeschickt hat.

Prozess für Bewerbermanagement in Jira

Um möglichst alle relevanten Abschnitte im Bewerbungsprozess überwachen zu können, sollten diese auch im Arbeitsablauf von Jira berücksichtigt werden. Diese sind natürlich unternehmensspezifisch und sollten auf die Bedürfnisse des jeweiligen Bewerbermanagements abgestimmt sein.

 

In unserem Fall haben wir versucht den Arbeitsablauf in Jira möglichst einfach zu halten, um das Bewerbermanagement weiterhin intuitiv und einfach zu gestalten. Das folgende Schaubild zeigt unseren aktuellen Bewerbungsprozess in Jira. Dieser könnte natürlich noch in Abhängigkeit des Unternehmens und dessen Vorgaben weitere Prozessschritte wie 1. und 2. Vorstellungsgespräch, „Assessment Center“ oder „Freigabe Betriebsrat“ beinhalten.

Prozessablauf Bewerbermanagement

DSGVO konforme Verarbeitung

Neben dem Ziel ein effektives Bewerbermanagement in Jira abzubilden, ist die Erfüllung der DSGVO konformen Verarbeitung ein ebenso wichtiger Bestandteil. Dabei waren vor allem die Zugriffsrechte und die fristgerechte Löschung der Bewerbungsunterlagen relevant und sollten im Rahmen des Arbeitsablaufs abgebildet werden. Diese Punkte haben wir wie folgt gelöst:

Vorteile des Bewerbermanagements in Jira

Durch die Abbildung des Bewerbermanagements mit Jira konnten wir für uns vor allem folgende Verbesserungen realisieren.

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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