Das Thema Bewerbermanagement wird im digitalen Zeitalter immer mehr zu einer Herausforderung. Als sich früher noch Bewerbungsmappen übereinander gestapelt haben, gelangen die meisten Bewerbungen heutzutage in digitaler Form in das Unternehmen. Gerade hinsichtlich des sogenannten „Fachkräftemangels“ ist eine genaue Übersicht und eine zeitnahe Bearbeitung von Bewerbungen enorm wichtig geworden.
Damit dabei niemand vergessen wird und man im schlimmsten Fall einen sonst geeigneten Bewerber an ein anderes Unternehmen verliert, nutzen wir ein entsprechendes Kontaktformular und eine spezifische E-Mail Adresse auf der Website.
Die Problematik hierbei war allerdings herauszufinden, in welchem Abschnitt des Bewerbungsprozesses sich der Kandidat befindet. Wurde er bereits angeschrieben? Wenn ja, wann? Gab es schon eine Rückmeldung oder gar eine Bestätigung des Terminvorschlags zum Bewerbungsgesprächs? Um diese Probleme zu lösen sind wir dazu übergegangen unser gesamtes Bewerbermanagement in Jira abzubilden.
Das Ziel hierbei war ganz klar definiert: Verbesserung der Reaktionszeit und Erhöhung der Prozesssicherheit.
Mit Erfolg: Wir erhalten regelmäßig positives Feedback, dass nur wenige andere Unternehmen so schnell reagieren wie wir. Wie wir das Bewerbermanagement in Jira Software umgesetzt haben und welche damit verbundenen Vorteile zu verzeichnen sind, möchten wir Ihnen in den folgenden Abschnitten zeigen.
Automatisierte Erfassung von Bewerbungen in Jira
Um eine manuelle Übertragung der Bewerbungen aus dem E-Mail Konto zu vermeiden und somit den regelmäßig auftretenden Aufwand innerhalb des Bewerbermanagements zu reduzieren, nutzen wir einen Jira Service Management Mailhandler. Dieser erfasst automatisch alle eingehenden Emails unseres Bewerbungspostfachs. Auch die Bewerbungen über das Kontaktformular werden als Email an das Bewerbungspostfach geschickt und dadurch ebenfalls direkt als Jira Ticket angelegt. Dabei wird nicht nur der Betreff und der Email Body erfasst, sondern auch alle Anhänge, die der Bewerber eventuell mitgeschickt hat.
Prozess für Bewerbermanagement in Jira
Um möglichst alle relevanten Abschnitte im Bewerbungsprozess überwachen zu können, sollten diese auch im Arbeitsablauf von Jira berücksichtigt werden. Diese sind natürlich unternehmensspezifisch und sollten auf die Bedürfnisse des jeweiligen Bewerbermanagements abgestimmt sein.
In unserem Fall haben wir versucht den Arbeitsablauf in Jira möglichst einfach zu halten, um das Bewerbermanagement weiterhin intuitiv und einfach zu gestalten. Das folgende Schaubild zeigt unseren aktuellen Bewerbungsprozess in Jira. Dieser könnte natürlich noch in Abhängigkeit des Unternehmens und dessen Vorgaben weitere Prozessschritte wie 1. und 2. Vorstellungsgespräch, „Assessment Center“ oder „Freigabe Betriebsrat“ beinhalten.
DSGVO konforme Verarbeitung
Neben dem Ziel ein effektives Bewerbermanagement in Jira abzubilden, ist die Erfüllung der DSGVO konformen Verarbeitung ein ebenso wichtiger Bestandteil. Dabei waren vor allem die Zugriffsrechte und die fristgerechte Löschung der Bewerbungsunterlagen relevant und sollten im Rahmen des Arbeitsablaufs abgebildet werden. Diese Punkte haben wir wie folgt gelöst:
- Zugriffsrechte auf Bewerbungen: Geht eine Bewerbung ein, so können standardmäßig nur die User der Gruppe „Personalabteilung“ die Bewerbung bzw. das Ticket sehen. Dazu nutzen wir die Security Level Funktion von Jira. Sollten nun Personen aus dem Fachbereich die Bewerbung prüfen, so gibt es die Möglichkeit über ein „Benutzerauswahl-Feld“ weitere Personen für das Bewerbungs-Ticket freizuschalten. Sobald ein User dem Feld hinzugefügt wurde, kann dieser ebenfalls die Bewerbung und alle Unterlagen einsehen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Unterlagen keinen anderen Personen zugänglich sind, die mit der Bewerbung nichts zu tun haben. Das Bewerbermanagement befindet sich somit in einem geschlossenen Kreislauf, der dennoch individuell erweiterbar ist.
- Einhaltung der Löschfristen: alle Bewerbungsunterlagen löschen wir nach 6 Monaten. Um dies einzuhalten bzw. die Löschung nicht zu vergessen, setzt ein Skript automatisch das Löschdatum 6 Monate in der Zukunft, sobald das Ticket auf den Status „Absage“ gesetzt wurde. Dafür nutzen wir ein selbstgeschriebenes Skript mit „Scriptrunner for Jira“. Durch ein Escalation Service von Scriptrunner for Jira wird dann automatisch 7 Tage vor der Löschfrist eine Email an den Verantwortlichen aus dem Personalbereich geschickt. Diese beinhaltet die Info, dass die Daten gelöscht werden müssen.
Vorteile des Bewerbermanagements in Jira
Durch die Abbildung des Bewerbermanagements mit Jira konnten wir für uns vor allem folgende Verbesserungen realisieren.
- Automatische Erfassung von Bewerbungen als Ticket und Reduzierung des manuellen Aufwands.
- Standardisierter Prozess für die Nachverfolgung von Bewerbungen.
- Schnellere Reaktionszeiten und Rückmeldungen, was stehts sehr positiv aufgenommen wird.
- Schnelle Übersicht über alle Bewerbungen und deren aktueller Stand.
- Einhaltung der DSGVO Vorschriften in Hinsicht auf Zugriffsrechte und Löschfristen.
Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
