Confluence Automation: Aktionen automatisieren

Thumbnail Confluence Automation

Sie haben Routine-Tätigkeiten in Ihrem Confluence, die Sie derzeit noch manuell ausführen? Dann bietet Automation die willkommene Ablösung: Hiermit finden Ihre Aktionen von nun an automatisiert statt. Dabei können Sie einerseits über Bedingungen definieren, wenn eine Aktion ausgeführt werden soll. Andererseits können Sie Terminzyklen bestimmen, in denen Aktionen (wiederholt) ausgeführt werden sollen. Wenn Sie bereits Jira Automation kennen, wird Ihnen Confluence Automation bekannt vorkommen.

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Wie erhalten Sie Confluence Automation?

Confluence Automation gibt es nur in der Atlassian Cloud für alle Premium- und Enterprise-Kunden. Dabei unterscheiden sich die Tarife in der Anzahl an ausgeführten Automatisierung.

 

  • Bei Cloud Premium gibt es ein Limit der Regelausführungen pro Monat: Pro monatlich bezahltem Benutzer stehen 1.000 Regelausführungen zur Verfügung. Beispiel: Wenn Sie 50 lizenzierte Benutzer für Ihr Confluence haben, können Sie pro Monat bis zu 50.000 Automatisierungen ausführen.
  • Bei Cloud Enterprise ist die Automatisierung unbegrenzt.

Wo finden Sie die Funktion?

Die System-Administrator:innen finden in der System-Administration den Reiter “Globale Automatisierungen”. Hier legen sie globale Automatisierungen an. Dabei können sie auf mitgelieferte Vorlagen zurückgreifen. Ein übergreifendes Audit-Protokoll gibt einen Überblick, welche Regel wann und wo ausgeführt wurde, und ob sie erfolgreich war.

Wenn Sie Premiumkunde sind, mit einer limitierten Anzahl an Automatisierungen, ist hier außerdem bequem einsehbar, wie viele Ausführungen bereits verbraucht wurden.

Die Bereichs-Administrator:innen finden in den Bereichseinstellungen die Kachel “Automatisierung”. Hier finden sich die gleichen Optionen wie auf globaler Ebene, nur eben bereichsspezifisch für den jeweiligen Bereich.

Wie ist eine Automatisierung aufgebaut?

Eine sogenannte “Regel” besteht aus den folgenden Elementen:

 

  • Trigger: Ein Trigger ist ein Auslöser. Er bestimmt, wann eine Regel ausgeführt wird. Dabei kann entweder auf ein Ereignis reagiert werden (z. B. “Seite wurde bearbeitet”) oder auf einen bestimmten Zeitpunkt (z. B. “jeden Montag”).
  • Aktion: Eine Aktion ist die eigentliche Tätigkeit, die durch die Regel ausgeführt wird, wie “Stichwort hinzufügen”. Was Sie vorher manuell vornehmen mussten, übernimmt nun die Aktion der Regel für Sie.
  • Bedingung: Wenn Sie weiter eingrenzen wollen, unter welchen Umständen eine Aktion ausgeführt werden soll, stellen Sie eine Bedingung vornean (z. B. “Der ausführende Benutzer ist in der Gruppe ‘vorstand’.”).
  • Branch: Wenn Sie Ihre Aktion(en) weiter verzweigen wollen, nutzen Sie Branches (z. B. “Für alle Seiten, die vor mehr als einem Monat zuletzt aktualisiert wurden.”).

Typische Use Cases

Natürlich ist jedes Confluence anders aufgebaut und jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse. Dennoch gibt es ein paar klassische Anwendungsfälle, die wir Ihnen zum Abschluss als Inspiration mitgeben möchten.

Confluence um veraltete Inhalte bereinigen

Confluence ist ein kollaboratives System, das bestenfalls kontinuierlich befüllt wird. Damit bei einem wachsenden Wissensspeicher aber auch die Qualität und Wiederauffindbarkeit der Inhalte gewährt bleibt, ist ab und zu eine Bereinigung notwendig und Inhalte müssen aktualisiert oder entfernt werden. Dazu können Regeln erstellt werden, die beispielsweise bestimmte Benutzer:innen nach einer gewissen Zeit per Mail über einen lange nicht mehr aktualisierten Inhalt informieren. Oder Sie archivieren Seiten direkt nach einer gewissen Frist, wenn an dieser keine Updates vorgenommen wurden.

Benachrichtigungen versenden

Unter gewissen Randumständen benachrichtigt Confluence sowohl In-App beim Glöckchen, wie auch per Mail – beispielsweise, wenn Sie eine Seite beobachten und diese kommentiert wird. Über Automation können Sie jetzt auch gezielt Mails senden oder sogar externe Chat-Tools anbinden und dort Nachrichten verschicken. So können Sie zum Beispiel bei Veröffentlichung eines neuen Blog-Artikels eine Nachricht in einen Microsoft-Teams-Kanal senden, oder beim Statuswechsel einer Seite Redakteur:innen per Mail informieren. 

Automatisch (mehrere) Inhalte anlegen

Auch wenn die Erstellung von Seiten recht schnell geht, ist es gerade bei wiederkehrenden Seitenbäumen oder wiederholt anzulegenden Einzel-Seiten bequemer, sie automatisiert anlegen zu lassen. So könnten Sie zum Beispiel eine gewisse Seitenhierarchie auf einmal anlegen lassen. Oder Sie lassen stets am Tag Ihres Team-Weeklys eine Besprechungsnotiz an der passenden Stelle anlegen, die Sie dann im Termin direkt befüllen können.

Jira-Vorgänge erstellen

Auch bei Automation wurde direkt die Schnittstelle zu Jira mitgedacht. So können Sie im gewünschten Jira-Projekt einen Vorgang des gewünschten Vorgangstyps erstellen und dessen Felder direkt ausfüllen lassen.

Sie sehen: Confluence Automation bietet bereits heute viele hilfreiche Funktionen. Als relativ neues Feature wird aber mit Sicherheit noch einiges dazukommen – es bleibt also spannend, was sich Atlassian für die Zukunft noch einfallen lässt.

 

Über relevante Entwicklungen halten wir Sie natürlich hier im Scolution-Blog sowie in unserem YouTube-Kanal auf dem Laufenden!

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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