Confluence ist eine kommerzielle Wiki-Software des australischen Softwareherstellers Atlassian. Der Fokus von Confluence liegt dabei auf der Dokumentation und dem Austausch von Wissen innerhalb eines Unternehmens.
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Mehr InformationenAktuell wird Confluence von über 35.000 Kunden weltweit genutzt und ist somit eine der am weitverbreitetsten Wiki-Anwendungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die jeweiligen Mitarbeiter im selben Raum oder in unterschiedlichen Ländern arbeiten: Mit Hilfe von Confluence lässt sich eine einheitliche Wissensdokumentation in Unternehmen gewährleisten und garantiert somit ein transparentes, gemeinsames Arbeiten. Nicht umsonst benutzen Unternehmen und Organisationen wie z.B. die NASA, die Deutsche Bahn, CERN, Airbus, Audi oder IBM Confluence als Tool der Kommunikation und Wissensdatenbank.
Confluence als Kommunikationsschnittstelle eines Unternehmens
Die Einführung einer Wiki-Software innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens bietet zahlreiche Vorteile, die eine interne Kommunikation stärken können. Dabei können verschiedene Prozesse innerhalb eines Projekts oder Anleitungen für Arbeitsabläufe übersichtlich, transparent und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. So können beispielsweise neue Kollegen schneller eingearbeitet, neue Prozesse kommuniziert oder Präsentationen weltweit zur Verfügung gestellt werden. Confluence als Wiki-Software fördert dabei eine aktive Mitgestaltung: Jeder Mitarbeiter kann individuelle Informationen in Echtzeit hinzufügen, entfernen oder abändern. Erstellte Dokumente lassen sich dabei genau dem jeweiligen Ersteller zuordnen, sodass eventuell aufkommende Fragen direkt angesprochen und geklärt werden können. Dank der umfangreichen Volltextsuche lassen sich die Inhalte auch schnell und zielgerichtet finden. Innerhalb dieser Suche können selbst angehängte Dokumente wie Power Point oder PDF Dateien durchsucht und gefunden werden.
Diese Funktion ist gerade in größeren Unternehmen mit hohem Informationsfluss von Vorteil, wenn nach Dokumenten gesucht wird, die entweder jahrelang nicht angerührt oder im Laufe der Zeit einfach unauffindbar wurden. Eine automatische Versionierung von Inhalten und Anhängen bringt Confluence als Wiki-Software standardmäßig mit. So werden Änderungen in Confluence in verschiedenen Versionen gespeichert, die im Nachhinein für alle Mitarbeiter weiterhin ersichtlich, vergleichbar und wieder herstellbar sind.
Beim Erstellen hilft der moderne und funktionsreiche WYSIWYG-Editor („What You See Is What You Get“ Editor), der eine einfache Erstellung und Bearbeitung von Inhalten ermöglicht. Die Möglichkeit des Im- und Export von Confluence in PDF, Word oder HTML ermöglicht die Inhalte auch leicht für Externe bereitzustellen. Ebenso unterstützten die Vorlagen und Templates die Erstellung von Inhalten. Was für eine Wiki-Software sehr wichtig ist. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert die Erstellung von Inhalten, ohne sich über das individuelle Design oder diverser Formatierungen Gedanken machen zu müssen.
Doch sollen die Informationen wirklich für alle Mitarbeiter ersichtlich sein? Durch das umfassende Berechtigungsmodell können beispielsweise bestimmte Projektbereiche nur für ausgewählte Personen zugänglich gemacht werden. So können in diesem Beispiel alle Social Komponenten wie das Liken von Confluence-Seiten oder dem Verfassen von Kommentaren für jeden öffentlich ersichtlich bleiben, während bestimmte Projektbereiche gezielt nur für die jeweilig beteiligten Personen zugänglich gemacht und persönliche Bereiche eingerichtet werden können. Das Bearbeiten von Seiten in diesem Fall ist ebenfalls nur für berechtigte Personen möglich. Darüber hinaus bietet Confluence die Möglichkeit Aufgaben in kleinen Umfängen zu verwalten. Für ein professionelles und umfangreiches Aufgabenmanagement empfehlen wir Jira Software.
Typische Einsatzmöglichkeiten von Confluence als Wiki-Software im Unternehmen
- Projektmanagement
- Anforderungsdokumentation
- Social Intranet
- Kollaboratives Arbeiten
- Unternehmensweites Wissensmanagement
- u.v.m.
Funktionen und Vorteile von Confluence als Wiki-Software
Confluence begrenzt sich aber nicht nur auf ein einfaches Wiki. Wer entsprechende Ressourcen für die Entwicklung hat, kann Confluence durch die REST API-Schnittstelle mit vielen weiteren Anwendungen verknüpfen. Die Anbindung an andere Atlassian Anwendungen wie Jira, Fisheye, Bamboo oder Crowd funktioniert dabei standardmäßig. Durch die zahlreichen Plugins im Marketplace können auch viele weitere Systeme angebunden und die Funktionen von Confluence erweitert werden. Es ist also mehr als eine reine Wiki-Software. Die Nutzung eines internen Wikis bzw. einer Wissensdatenbank lässt sich beispielsweise durch REST- Schnittstellen miteinander verknüpfen und kombinieren.
Doch auch, wenn sich das Arbeiten lediglich auf Confluence beschränken soll, können zum Beispiel durch das Erstellen von Templates und Vorlagen Inhalte für alle Mitarbeiter vorbereitet und bereit gestellt werden. Eine zeitgleiche und übergreifende Bearbeitung von bereits im Voraus erstellten Inhalten spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch bei der Organisation von Arbeitsabläufen, wenn ein Dokument beispielsweise öfter benötigt wird oder nur leicht abgeändert werden muss.
Confluence ist ein umfangreiches und mächtiges Tool, das Arbeitsabläufe und Projekte sowohl in der internen Unternehmenskommunikation, als auch in öffentlichen Wissensdatenbanken unterstützen und verbessern kann.
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