Confluence E-Mail-Benachrichtigungen anpassen – Anleitung

Thumbnail Confluence E-Mail-Benachrichtigungen anpassen

Sie werden jeden Tag geflutet von einer Masse an neuen E-Mails? Da müssen wir zugeben, dass daran auch Confluence oftmals nicht ganz unschuldig ist. Viele Benachrichtigungen sind dabei von Bedeutung, andere jedoch eher weniger. Wie gut, dass Sie selbst entscheiden können, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Daher zeigen wir Ihnen in dieser Anleitung Schritt für Schritt, wie Sie die E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrem Confluence anpassen können. 

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Wann erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen von Confluence?

Confluence nutzt eine doppelte Benachrichtigung. Das heißt, Sie erhalten diese sowohl In-App unter dem Glöckchen als auch per E-Mail. Dafür muss in Ihrem Benutzerprofil Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt sein und ein Mail-Server muss an das System angebunden sein. Bevor wir Ihnen zeigen, wie Sie die Flut an E-Mails reduzieren können, gehen wir zuerst darauf ein, wann Sie überhaupt eine Benachrichtigung von Confluence erhalten. Dies geschieht unter einer der drei folgenden Bedingungen:

Auf den ersten Punkt können Sie keinen Einfluss nehmen. Wenn Sie per @-mention erwähnt werden, bekommen Sie immer eine Benachrichtigung von Confluence. Den zweiten und dritten Punkt können Sie beeinflussen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen jetzt. 

Benachrichtigungen von beobachteten Inhalten beenden

Einzelne Benachrichtigungen manuell stoppen

Wenn Sie eine Benachrichtigung von einem beobachteten Inhalt erhalten, können Sie die Beobachtung direkt stoppen. Klicken Sie dafür den Link “Beobachtung stoppen” in der Benachrichtigung unter dem Glöckchen.

Sie können die Beobachtung ebenfalls direkt in der erhaltenen E-Mail beenden. Hierzu klicken Sie in der E-Mail ganz unten auf den Link “Beobachten der Seite beenden”. 

Benachrichtigungen zentral stoppen

Alternativ zum manuellen Beenden einzelner Nachrichten können Sie diese auch zentral stoppen. 

Schritt 1 - Beobachtungsliste öffnen

Öffnen Sie in Ihrem Profil den Reiter “Beobachtungsliste”. Wenn Sie Confluence Cloud nutzen, dann öffnen Sie in Ihrem Profil zuerst den Reiter “Einstellungen”. Anschließend wechseln Sie in den Reiter “Beobachtungsliste”. 

Schritt 2 - Beobachten beenden

Sie sehen nun alle von Ihnen beobachteten Inhalte. Auf der rechten Seite sehen Sie die Option “Beobachten beenden”. Wählen Sie diese aus, um die Beobachtung der Seite zu beenden. 

Abonnierte Mailings beenden

Der wohl effektivste Schritt, um uninteressante E-Mail Benachrichtigungen zu reduzieren, ist die Einstellung “Automatisch abonnieren” zu beenden. Dabei handelt es sich um eine Einstellung, die von Confluence automatisch bei jedem User aktiviert ist. Aktiviert bewirkt Sie, dass Sie jede Seite automatisch beobachten, welche Sie einmal erstellt, bearbeitet oder kommentiert haben. Deaktivieren Sie dies, beobachten Sie künftig nur noch jene Seiten, welche Sie manuell abonniert haben.  

In diesem Menü können Sie auch weitere abonnierte Mailings deaktivieren. Dies funktioniert ebenfalls über die zuvor beschriebenen Schritte. 

So einfach können Sie die E-Mail Benachrichtigungen in Confluence anpassen!

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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