Confluence Template erstellen

Mit einem Template können Sie in Confluence praktische Vorlagen für Ihre Inhalte erstellen. Dadurch bieten Sie dem Benutzer standardisierte Vorlagen, um Inhalte schnell und einfach zu erstellen. Die Benutzer können dann bei der Erstellung neuer Inhalte auf die Templates zurückgreifen und auf Basis der Vorlage eine Seite erstellen. Dadurch spart man Zeit und ermöglicht einen einheitlichen Aufbau der Inhalte.

 

Standardmäßig liefert Confluence bereits einige Templates mit. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen eine Kurzanleitung, wie Sie eigene Templates erstellen und bearbeiten:

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Seite aus einem Confluence Template erstellen

Um eine neue Seite auf Basis eines Confluence Templates zu erstellen, klicken Sie in der Hauptnavigation auf die 3 Punkte neben dem Button „Erstellen“:

Neue Seite erstellen

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle Vorlagen aufgelistet bekommen. Je nach Bereich können hier unterschiedliche Vorlagen angezeigt werden. Dort wählen Sie eine Vorlage zum, Beispiel „Besprechungsnotizen“, aus und klicken anschließend auf „Erstellen“.

Vorlage auswählen
Nachdem Sie auf „Erstellen“ geklickt haben, landen Sie direkt im Editor der neu angelegten Seite. Je nach Template sind hier bereits Inhalte und Hilfestellungen hinterlegt. Die auf Basis des Templates angelegte Seite bearbeiten Sie nun ganz normal wie eine reguläre Seite. Um diese zu veröffentlichen, müssen Sie abschließend noch auf „Veröffentlichen“ klicken. Sie haben nun eine neue Confluence Seite angelegt.
Seite veröffentlichen

Template Makro

Wenn Sie die Benutzer dazu anhalten möchten, ein bestimmtest Confluence Template innerhalb eines Abschnitts zu nutzen, können Sie mit dem „Aus Vorlage erstellen“ Makro arbeiten. 

Das Makro zeigt einen Button an, der automatisch ein vorgegebenes Template nutzt, sobald man diesen klickt.

Template Makro

Wenn Sie das Makro einfügen, können Sie festlegen welcher Text auf dem Button steht, welche Vorlage genutzt und welcher Titel eingefügt werden soll. Für den Titel können Sie auch Platzhalter einfügen, die zum Beispiel das Datum oder den Bereichsnamen automatisch hinterlegen. Ebenso können Sie noch festlegen, in welchem Bereich die Seite erstellt werden soll.

Makro Einstellungen

Confluence Blaupausen Templates

Confluence liefert standardmäßig vordefinierte Templates mit, die sogenannten Blaupausen. Zu diesen Blaupausen gehören:

Diese Blaupausen Templates können wie selbst erstellte Templates nachträglich bearbeitet und geändert werden.

Eigenes Confluence Template erstellen

Globale und bereichspezifische Templates

In Confluence gibt es 2 verschiedene Templates. Zum einen die globalen Templates und zum anderen die Bereichstemplates.

Neues Template erstellen

Um eine neues Template zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Anschließend öffnet sich der Template Editor und Sie können das Template individuell gestalten.

Template Editor

Ein Template zu bearbeiten ist genau wie die Erstellung oder Bearbeitung einer normalen Seite. Es gibt jedoch zusätzliche Funktionen wie Variablen und Anweisungstext.

Template Variablen

Variablen dienen als Eingabefelder bzw. Platzhalter für Confluence Templates. Werden Variablen genutzt, dann wird der Benutzer beim Erstellen der Seite zur Eingabe der Variablen aufgefordert, bevor er zum Editor gelangt. Variablen sind insbesondere dann hilfreich wenn gewisse Werte an mehreren Stellen der Vorlage eingefügt werden sollen, da man diese dadurch nur einmal eingeben muss.

 

Schritt 1

Um eine neue Variable hinzuzufügen, klicken Sie einfach im Menü des Editors auf den entsprechenden Menüpunkt. Sie können hier entweder auf eine bestehende Variabel zurückgreifen oder eine neue Variable anlegen.

Neue Variable hinzufügen

Schritt 2

Anschließend erscheint im Textbereich der Vorlage ein $ Zeichen und Sie geben im Anschluss daran den Namen der Variablen ein. Der Editor schlägt Ihnen bei der Eingabe bestehende Variablen mit dem selben Namen vor. Sollte es die Variable noch nicht geben, dann müssen Sie auf „Variable erstellen“ klicken.

Neue Variable erstellen
Schritt 3

Nachdem Sie die neue Variable erstellt haben, wird diese entsprechend im Text angezeigt. Wenn Sie auf die Variable klicken, werden Ihnen weitere Optionen dafür angezeigt. Sie können nun festlegen, welcher Typ für die Variable genutzt werden soll. Zur Auswahl stehen hier „Text“, „Mehrzeiliger Text“ oder „Liste“.

Variablen-Typen
Mehrzeiliger Text

Hier können Sie zusätzlich die Höhe und Breite des Mehrzeiligen Textfeldes bzw. dessen Zeilen und Spalten anpassen.

Liste

Hier geben Sie kommasepariert die Werte ein, die anschließend beim Erstellen zur Auswahl stehen sollen.

Bei der Erstellung einer Seite werden nun die einzelnen Variablen abgefragt und müssen ausgefüllt werden.

Variablen-Vorschau
Labels

Wenn Sie Labels zu einer Confluence Vorlage hinzufügen, werden diese automatisch in jede Seite eingefügt, die auf Basis der Vorlage erstellt wurde. Um Labels hinzuzufügen, klicken Sie oben auf das Label Icon. Anschließend können Sie mehrere Labels hinzufügen.

 
Labels hinzufügen
Anweisungstext

Anweisungstext dient als Platzhaltertext in einem Confluence Template. Der Anweisungstext soll dabei dem Benutzer aufzeigen wie das Template zu benutzen ist und liefert eine Hilfestellung. Der Anweisungstext wird auch nur bei der Bearbeitung der Seite angezeigt und ist kursiv formatiert.

Um einen Anweisungstext hinzuzufügen, klicken Sie in der Navigation des Editors auf den selben Menüpunkt wie zuvor bei den Variablen. Jetzt klicken Sie aber auf den Menüpunkt „Anweisungstext“.

 
Anweisungstext hinzufügen

Anschließend können Sie einfach den Text eingeben, den Sie dem Benutzer als Hilfestellung anbieten möchten. Der Anweisungstext wird automatisch grau hinterlegt, wodurch man diesen leicht von normalen Text unterscheiden kann.

Anweisungstext
Makros

Wie bei der Bearbeitung einer normalen Seite, können alle Makros auch für Confluence Templates genutzt werden. Man muss hier nur beachten, dass das Makro „Tabelle des Content-Berichts“ in der Vorschau des Templates einen Fehler anzeigt. Das ist normal und das Makro wird auf der angelegten Seite korrekt dargestellt.

Confluence Templates bearbeiten

Wie bereits erwähnt können sowohl selbst erstellte Templates als auch die Blaupausen Templates von Confluence bearbeitet und geändert werden. Globale Templates und Bereichstemplates können beide direkt aus einem Bereich heraus bearbeitet werden, wobei für die globalen Templates die Jira Administrator Berechtigung benötigt wird. Änderungen am Template haben jedoch keinen Einfluss auf bereits bestehende Seiten, die auf Basis der Confluence Vorlage erstellt wurden.

Im Gegensatz zu den selbst erstellten Bereichstemplates, können die Namen der Blaupausen Templates nicht geändert werden. Lediglich deren Inhalt kann angepasst werden. Über den Link „Standardeinstellungen wiederherstellen“ hinter der jeweiligen Blaupause können die ursprünglichen Vorlagen wiederhergestellt werden.

Confluence Templates verwalten

Templates hervorheben

Einzelne Templates können gezielt „promoted“ und hervorgehoben werden. Dadurch erscheinen in der Erstellen-Maske zunächst nur die hervorgehobenen Templates. Alle anderen Templates werden nur angezeigt, wenn man auf den Link „Mehr anzeigen“ klickt.

Template hervorheben

Die Templates können direkt in der Bereichskonfiguration hervorgehoben und wieder zurückgestuft werden.

Templates einstufen

Templates deaktivieren oder entfernen

Man kann Confluence Templates auch bereichsspezifisch deaktivieren oder entfernen, falls man nicht alle benötigt. Bereichstemplates können gelöscht, wohingegen globale Templates nur deaktiviert werden. Dazu klickt man einfach in der Verwaltungsseite der Bereichstemplates hinter das jeweilige Template auf löschen oder deaktivieren.

Templates deaktivieren

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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