Vorlagen in Confluence erstellen

Vorlagen sind ein wichtiger Bestandteil von Confluence, um eine einheitliche Arbeitsweise zu ermöglichen. Sie unterstützen Sie dabei, ein gewisses Niveau für Ihre Arbeit zu gewährleisten, indem die Vorlagen Ihnen wiederkehrende Arbeiten abnehmen. Außerdem werden automatisch alle Aspekte dieser Arbeiten aufgeführt, sodass Nichts vergessen wird. Ein kurzes Beispiel:

Besprechungsnotizen und -protokolle sind lästig, aber notwendig. Allerdings sind die Rahmenbedingungen und bestimmte Informationen, die es zu erfassen gilt, weitestgehend immer dieselben. Teilnehmer, Datum, Ort sowie eine grobe thematische Struktur sind feste Bestandteile solcher Notizen. Warum sollte man also jedes mal ein neues Dokument oder eine neue Seite anlegen? So erreicht man keinen einheitlichen Standard für so eine alltägliche Aufgabe. In diesem Fall ist es sinnvoll eine bestehende Vorlage in Confluence anzupassen. Sie können aber ebenso eigene Vorlagen von Grund auf neu erstellen.

Wie erstelle ich Vorlagen in Confluence?

Zunächst wird in Confluence in zwei Arten von Seitenvorlagen unterschieden:

  1.  Globale Vorlagen sind für jeden Bereich in Confluence verfügbar. Diese können allerdings lediglich erstellt werden, wenn Sie Confluence Admin Rechte besitzen.
  2. Bereichsvorlagen können nur in einem bestimmten Bereich verwendet werden. Deshalb sind dafür auch lediglich Bereichs Admin Rechte notwendig.
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Globale Vorlage erstellen

Diese finden Sie in der Confluence Administration. Wie bereits erwähnt benötigen Sie für Änderungen an den globalen Vorlagen die Confluence Administrator Rechte.

  1. Klicken Sie in der oberen rechten Menüleiste auf das Zahnrad und rufen Sie die “Allgemeine Konfiguration” auf.
  2. In der Navigation auf der linken Seite befindet sich der MenüpunktGlobale Vorlagen und Blaupausen”.

Hier sehen Sie nun alle bereits erstellen Vorlagen, sowie die systemseitigen Blueprints (auf Deutsch: Blaupausen). Da das Thema Blueprints auch sehr umfangreich ist, werden wir dieses in Zukunft in einem separaten Beitrag behandeln. Mit einem Klick auf :

gelangen Sie in den Editor, wo Sie analog zu einer normalen Seite die Vorlage anpassen können. Der Editor für Vorlagen hat lediglich zwei kleinere Sonderfunktionen: Anweisungstext und Variablen. Auf diese gehen wir im weiteren Verlauf des Artikels noch ein.

Bereichsvorlage erstellen

Bereichsvorlagen können Sie in der Konfiguration eines ausgewählten Bereiches erstellen oder ändern. Das Menü zur Bearbeitungen der Bereichsvorlagen finden Sie im jeweiligen Bereich unter der Schaltfläche “Bereich konfigurieren” im Reiter Inhalte.

Sie sehen nun alle Vorlagen, die spezifisch für diesen Bereich existieren. Globale Vorlagen werden hier dementsprechend nicht aufgeführt. Da Sie für die Bereichsvorlagen lediglich die Rechte zur Bereichsadministration benötigen, kann jeder Benutzer in seinem persönlichen Bereich Vorlagen erstellen (Sofern die Option zur Erstellung eines persönlichen Bereichs aktiviert ist) und sich hier individuell ausprobieren.

Normaler Editor vs. Vorlagen Editor

Mit dem Anweisungstext können Sie Hinweise für die Nutzer der Vorlage hinterlegen. Diese sind nicht sichtbar, wenn eine Seite mit Hilfe der Vorlage erstellt wurde und verschwinden auch, sobald ein Nutzer an der Stelle des Anweisungstextes anfängt zu schreiben.

Mit Variablen haben Sie die Möglichkeit, wiederkehrende Begriffe bei der Erstellung der Seite individuell zu füllen. Bezogen auf das Beispiel für die Besprechungsnotizen, könnte man also eine Variable für die Teilnehmer einfügen, falls diese mehrfach auf der Seite erwähnt werden müssen. Variablen können als einzeiliger und mehrzeiliger Text sowie als Liste angelegt werden.