Ob Sie in einem Start-Up mit fünf Teammitgliedern arbeiten, in einem internationalen Großkonzern angestellt sind oder irgendetwas dazwischen – eines haben alle Unternehmen gemeinsam: Ihre größte Ressource ist Wissen. Ihr größtes Potenzial entfaltet sich daher im Einsatz von Wissen. Und ihre größte Herausforderung? Ist der richtige Umgang mit Wissen.
Wir haben Ihnen in diesem Blogartikel die zentralen Aspekte zusammengestellt, auf die es dabei ankommt.
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Mehr InformationenInformationen zentralisieren & Verantwortung dezentralisieren
Oft sind Informationen an den unterschiedlichsten Orten und in den unterschiedlichsten Formaten verstreut: In einer Besprechungsnotiz in OneNote, auf einem handgeschriebenen Post-It, der am Bildschirm klebt, in einem PDF auf dem Laufwerk oder in einer E-Mail. Dieses verteilte Wissen gilt es zu zentralisieren und an einem Ort zusammenzuführen. Dieser zentrale Ort ist dann allen bekannt und auf der Suche nach Informationen muss nur dort nachgesehen werden.
Die Verantwortung gilt dabei allen. Die Mitarbeitenden können und sollen Informationen an diesem Ort einpflegen und dort auch kontinuierlich optimieren. Je größer ein Team wird, desto weniger ist es einer oder wenigen ausgewählten Personen möglich, diese Aufgabe alleinig zu übernehmen. Also wird jede:r Mitarbeitende zum Wissensmanager, indem die Person die eigenen Wissensbausteine in die Wissensdatenbank einträgt und sie aktuell hält, um sie in brauchbarer Qualität mit allen anderen zu teilen.
Confluence bietet genau das: Einen zentralen Ort, an dem jegliche Informationen ihren Platz finden. Inhalte werden in einer übersichtlichen Struktur aus Bereichen und Seitenhierarchien abgelegt. Dabei kann direkt auf Wiki-Seiten geschrieben werden oder auch jegliche Datei-Formate hochgeladen werden. Alles kann über die Volltextsuche durchsucht werden.
Die Bedienung ist intuitiv und somit durch jeden User möglich: Confluence bietet also eine Infrastruktur, mit der keine Zeit für aufwendiges Dokumentieren verschwendet wird oder am Ende institutionelles Wissen verloren geht. Dabei ist jedes Teammitglied frei darin, das Tool so zu nutzen, wie es für die jeweilige Aufgabe sinnvoll ist und das Wissensmanagement gemeinsam kontinuierlich zu verbessern.
Single Source of Truth: Es gibt einen Wissensstand
Ein zentraler Grundsatz vernetzter Teams, welcher ihre Schnelligkeit und Skalierbarkeit ermöglicht, ist eine zentrale und aktuelle Wissensdatenbank. Es muss klar sein, wo wir uns auf den neuesten Stand bringen können und wo wir aktualisieren müssen. Der erste Schritt ist wie bereits beschrieben die Zusammenstellung an einem Ort. Der zweite dann die eindeutige Ablage des aktuellsten Standes des jeweiligen Wissens.
Wer nach der Telefonnummer eines Kunden sucht, muss dessen aktuelle Nummer finden – und nicht die, die er vielleicht bis vor kurzem noch hatte. Wenn die Kollegin die Agenda für das kommende Meeting weiter ausarbeiten soll, muss sie das auf Basis der aktuellsten Agenda tun, vielleicht sogar gleichzeitig mit einem Kollegen. Wenn interne Prozesse überarbeitet werden, ist es wichtig, den aktuellsten Stand für alle nachlesbar bereitzustellen und am besten noch auf die Änderung aufmerksam zu machen. All das sollte direkt und unabhängig von Ort und Zeit geschehen.
Wenn Sie in Confluence eine Seite aufrufen, wird stets der aktuellste Stand der Seite angezeigt, sodass keine Verwirrung entsteht. Gleichzeitig besitzt Confluence eine automatische Versionierung von Inhalten, sodass Sie neben der aktuellsten Version bei Bedarf auch ältere Stände jederzeit einsehen und sogar miteinander vergleichen können.
An Seiten kann gleichzeitig gearbeitet werden. Dabei werden alle Änderungen in Echtzeit angezeigt und im Editor zwischengespeichert, bis sich eine:r der Editor:innen entschließt, den aktuellen Stand für alle Lesenden zu veröffentlichen. Hierbei ist es möglich, Personen, die diesen Inhalt beobachten, über die Änderung zu benachrichtigen. Alternativ kann eine Seite direkt mit einzelnen Personen oder Gruppen geteilt werden. Durch die browserbasierte Lösung ist nur ein Internetzugang nötig, um absolut Zeit- und Ortsunabhängig zu arbeiten.
Aufrechterhalten dank organisatorischer Maßnahmen
So, wie man für einen perfekt aufgeräumten Kleiderschrank aktiv werden und bleiben muss, muss auch eine zentrale Wissensdatenbank gepflegt werden, um nutzbar zu bleiben. Wenn man die Wissensdatenbank nicht zu einem Teil der Unternehmenskultur und der Erwartungen an die Arbeit macht, ist sie schnell veraltet und wird nicht ausreichend genutzt.
Bei der Neueinführung einer Wissensdatenbank sollten Sie zunächst darauf achten, die Verwendung anderer Tools einzustellen. Um die eventuelle Scheu der Mitarbeitenden vor der neuen Lösung zu vertreiben und sie für den späteren produktiven Umgang mit dem Tool zu befähigen, sind Schulungen unabdingbar. Im Zuge dessen kann eine gemeinsame Überführung aus alten Wissensquellen ins neue System stattfinden, bei der direkt noch eine Prüfung, Aussortierung und Aktualisierung erfolgen kann.
Sie möchten Confluence als Single Source of Truth in Ihrem Unternehmen einführen? Dann ist unser Confluence Onboarding-Paket genau das Richtige für Sie!
Bei der generellen Pflege, die nach der Einführung als kontinuierlicher Prozess ansteht, ist ein einvernehmliches Bewusstsein für die Nutzung und Aktualisierung bzw. Optimierung das A und O. Klare Verantwortlichkeiten stützen das Grundverständnis punktuell. Definieren Sie Wissenspfleger, die gewisse Bereiche im Blick behalten und gegebenenfalls aufräumen oder auf einzelne Redakteur:innen zugehen. Setzen Sie Regeltermine mit Admins und Powerusern auf, in denen über Anforderungen, Herausforderungen und Neuerungen im System diskutiert werden kann. Die Ergebnisse der Termine: Am besten transparent für alle nachlesbar direkt im System selbst ablegen!
Für eine schnelle und zielgerichtete Kommunikation am Wissensinhalt zu Aktualität, Richtigkeit usw. bietet Confluence eine Kommentarfunktion und das Reagieren auf Kommentare. Über das Beobachten können Sie über Aktivitäten in Ihrem Verantwortlichkeitsbereich auf dem Laufenden bleiben. Der automatische Versand von Warnmeldungen und Wartungserinnerungen erleichtert die Aktualisierungstätigkeiten noch weiter. In der Confluence Cloud funktioniert dies über Automation. Bei der On-Premise Variante erfolgt die Meldung durch Plugins wie beispielsweise Comala Document Management. Wir bei Scolution haben beispielsweise Bereichsverantwortliche festgelegt. Diese beobachten ihre jeweiligen Bereiche und sorgen für eine kontinuierliche Pflege der Inhalte darin. Einmal im Quartal tauschen sie sich über ihre Tätigkeiten und abteilungsübergreifenden Ideen aus.
Sie sehen: Die Prinzipien sind logisch und für sich genommen einfach – eine Umsetzung erfordert aber die Disziplin aller und ein Tool, dass diese Prinzipien bestmöglich unterstützt. Dabei ist die kontinuierliche Wartung ein Muss – man kann Geld für die tollsten Tools ausgeben, aber wenn man nicht das Engagement und die Konsequenz hat, sie einzuführen und zu pflegen, wird man nicht den maximalen Effekt erzielen.
Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
