Die Nutzung des Firmenwikis steigern

Die Einführung eines Firmenwikis bringt viele Vorteile mit sich. Oft wird nämlich noch mit lokal gespeicherten Dateien gearbeitet. Gerade, wenn mehrere Personen an einem gemeinsamen Projekt arbeiten oder die auf dem Laufwerk lokal gespeicherten Daten und Informationen nicht mehr aktuell sind, können Probleme oder Verzögerungen diesbezüglich auftreten. Durch die Nutzung eines Firmenwiki erfolgt die Erfassung und Ablage von Informationen und Dateien an einem zentralen Ort. Confluence bietet dabei die ideale Grundlage für ein Firmenwiki und bringt die wichtigsten Funktionen dafür direkt mit. 11 Gründe, die für Confluence als Firmenwiki sprechen, finden Sie hier.

Doch die Tatsache allein ein funktionierendes Wiki einzuführen und automatisch davon auszugehen, dass dieses auch unmittelbar benutzt wird, reicht leider oft nicht aus. Es muss eine Strategie entwickelt werden, um die Nutzung eines Firmenwikis aufzuzeigen und somit zu steigern. Wir haben einige wichtige Punkte hierfür in unserem Artikel für Sie zusammengefasst:

Die Mitarbeiterakzeptanz erhöhen

Ein professionelles und hochwertiges Design stärkt die Akzeptanz des Systems. Versetzen Sie sich in die Lage ihrer Mitarbeiter: Plötzlich soll das Vertraute abgelegt und durch eine neue Arbeitsweise ersetzt werden. Dies allein ist ein großer Schritt.

Ein Wiki bringt viele Vorteile mit sich. Es kann sein volles Potenzial aber nicht entfalten, wenn niemand damit arbeiten möchte. Viele Wikis sind optisch veraltet oder sind nicht sehr benutzerfreundlich. Confluence dagegen sticht hier als Wiki deutlich hervor. Es verfügt sowohl über ein modernes Design als auch über eine einfache Nutzung. Obwohl sich dadurch Anwender schnell zurecht finden, sollten sie diesbezüglich ausreichend geschult und unterrichtet werden.

Individuelle Bedienelemente

Keine Layout-Anpassung durchzuführen sendet ein falsches Signal an die Mitarbeiter, die mit diesem System arbeiten sollen. Es entsteht der Eindruck, als würde man dem Wiki nur einen geringen Wert beimessen und es nicht als wichtig erachten. Das Implementieren des Systems ist eine ganz wichtige Phase, die man durch ein nicht angepasstes Layout leider sehr leicht eigenhändig sabotieren kann. Wenn Sie nicht klar kommunizieren, dass das Wiki wichtig ist, dann werden die Mitarbeiter es auch nicht als wichtig ansehen. Da ein Wiki allerdings von der Beteiligung lebt, ist eine offene Kommunikation enorm wichtig.

Ohne Design-Anpassungen wird das Wiki von den Mitarbeitern als eventueller Fremdkörper wahrgenommen, dem sie mit Distanzierung und Skepsis gegenübertreten. Zudem sendet die Unternehmensführung „offenbar“ das Signal, dass es sich um ein nicht besonders wichtiges System handelt, dem keine große Bedeutung beigemessen wird.

Beides ist fatal und mindert die Nutzung des Firmenwikis enorm.

Transparenz schaffen

Abläufe im Unternehmen, pro Abteilung oder Team darstellen schafft erfahrungsgemäß eine hohe Beteiligung der Mitarbeiter in einem Unternehmenswiki. Allerdings nur, wenn sie es als wichtiges und hilfreiches Arbeitsmittel wahrnehmen und die Anwendung komfortabel bedienbar ist. Ziel sollte es daher sein, eine individuelle Konfiguration durchzuführen, also die Funktionalitäten und das Design auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens hin abzustimmen. Sind diese Schritte geschaffen, ist eine Transparenz zwischen Abteilungen und Projekten ein wichtiger Schritt zur effektiven Nutzung eines Firmenwikis. Dementsprechend sollten auch möglichst alle Inhalte für jeden Mitarbeiter zugänglich sein. Das Firmenwiki soll den Austausch von Informationen fördern und das lokale Speichern und unter Verschluss halten von Daten, was in vielen Unternehmen nach wie vor der Fall ist, unterbinden.

Vorteile offen kommunizieren

Für eine gute Auffindbarkeit von Informationen ist nicht nur eine gute Suche wichtig, sondern auch eine gute und einheitliche Strukturierung von Inhalten. Confluence als Firmenwiki bietet hier die Möglichkeit Vorlagen für Inhalte zu erstellen. Anstatt immer wieder mit einer leeren Seite zu beginnen, können automatisch Tabellen, Formatierungen oder Inhalte hinterlegt werden. Dies ist insbesondere bei Besprechungsnotizen, Anforderungen oder Release-Notes sehr hilfreich und vor allem ein sehr nützlicher Vorteil zur herkömmlichen Herangehensweise. Diese Vorteile zu kommunizieren und den Mitarbeitern damit zu signalisieren, dass die Einführung eines Firmenwikis diverse Vorteile mit sich bringt, ist ein maßgebender Punkt zur Steigerung der Nutzung. Sie steigern damit Ihre Effizienz, vermeiden es, sich wiederholende Tätigkeiten immer wieder von Neuem zu starten und stellen ein gewisses Qualitätsniveau damit sicher.

Wenn Sie bei der Einführung eines Firmenwikis wie Confluence Unterstützung benötigen oder Fragen haben, dann nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf. Unsere erfahrenen Berater helfen Ihnen gerne bei Problemen und Fragestellungen.