Was ist Wissensmanagement?

Eine weitverbreitete und anerkannte Definition lautet

Wissensmanagement umfasst alle Verfahren, Methoden und Instrumente, die einen  systematischen Umgang mit Wissen in allen Bereichen des Unternehmens unterstützen, um die Leistungsfähigkeit der Geschäftsprozesse zu verbessern und somit zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.“  – Peter Heisig (2005)

Die Vorteile von professionellem Wissensmanagement

  • Neue Mitarbeiter arbeiten sich schneller und selbstständiger ein

  • Altbewährtes Wissen wie auch neues Wissen ist für jeden zugänglich und auffindbar

  • Abteilungs- bzw. standortübergreifende Arbeit ist einfach möglich

  • Bei Fragen und Problemen finden sich schneller die richtigen Ansprechpartner

  • Die Unternehmensprozesse sind dokumentiert

  • Durch klare Arbeitsanweisungen werden Fehler vermieden

Was bedeutet Wissensmanagement also konkret?

Veranschaulichen wir die Definition nochmal an einem Beispiel:

  • Die Unternehmensziele werden durch die stetig ablaufenden Geschäftsprozesse erreicht – so wird beispielsweise das Unternehmensziel der Umsatzsteigerung u. a. durch den gesamten Vertriebsprozess erreicht.
  • Um die Geschäftsprozesse erfolgreich durchführen zu können, wird Wissen benötigt. So ist zum Beispiel im Vertriebsprozess das Wissen über solcherlei „Banalitäten“ wie den Versand von E-Mails mit Angeboten genauso vonnöten wie das – schon weniger greifbare – „Wissen über den Kunden“. Und auch technisches und prozessorientiertes Know-How über die Fertigung des Produkts gehört dazu.
  • Dieses Wissen muss zunächst überhaupt einmal im Unternehmen erzeugt werden. Daraufhin muss es in irgendeiner Form gespeichert und im Unternehmen verteilt werden, damit es letztlich von den entsprechenden Mitarbeitern angewendet werden kann.
  • Genau diese wissensbezogenen Aktivitäten unterstützt Wissensmanagement

Wie sieht Wissensmanagement im Alltag aus?

Konkret bewirkt ein gutes Wissensmanagement, dass Wissen schnell und einfach zugänglich ist. Dies geschieht beispielsweise dadurch, dass es an einer zentralen Stelle gesammelt wird und übersichtlich präsentiert wird sowie verständlich aufbereitet vorliegt. Zudem führt gutes Wissensmanagement dazu, dass auch mehrere Mitarbeiter ohne große Reibungsverluste miteinander arbeiten können.

Welche Aspekte beinhaltet Wissensmanagement?

Typischerweise wird Wissensmanagement in die drei Rahmenbedingungen Organisation – Mensch – Technik eingebettet.

  • Hinsichtlich der Organisation sind Strukturen und Prozesse vonnöten, die den erfolgreichen Umgang mit Wissen in keinem Fall behindern, bestenfalls sogar fördern. So dienen beispielsweise regelmäßige Update-Treffen innerhalb Abteilungen zum Austausch über gemachte Erfahrungen, aus denen dann alle lernen können.
  • Mit der Rahmenbedingung Mensch ist die Motivation und das Verständnis über die Bedeutung von Wissen(smanagement) der einzelnen Individuen gemeint. Diese sind entscheidend über den Erfolg des Wissensmanagements: Bei einer Unternehmenskultur, in der eigenes Wissen in der Hoffnung auf einen persönlichen Vorteil nicht geteilt wird, nützt auch das beste Intranet nichts.
  • Auf technischer Ebene können Hard- und Software das Praktizieren von Wissensmanagement gezielt unterstützen. Vom einfachen Server für den zentralen Zugriff bis hin zum Wiki auf Basis von beispielsweise Confluence eröffnen sich hier Möglichkeiten.

Weshalb ist Confluence die ideale Wahl fürs Wissensmanagement?

Wie oben beschrieben, ist bei der Einführung bzw. dem Praktizieren von Wissensmanagement – unter anderem – die Technik ein wichtiger Aspekt. Wir haben uns hier auf die Software Confluence spezialisiert. Confluence ist eine Wiki-Software, die als Unternehmenswiki hauptsächlich für die Kommunikation und den Wissensaustausch in Unternehmen und Organisationen verwendet wird. Confluence unterstützt Sie perfekt in der Umsetzung der Anforderungen, die sich aus dem Wissensmanagement ergeben:

Ziele im WissensmanagementFeature von Confluence
Speicherung von Wissen…  Ablage & Backup-Funktionalitäten
… in angemessener Qualität und  Templates, Einbindung unterschiedlicher Formate (Videos, Schaubilder, Echtzeit-Synchronisation)
per systematischer Ablage  Klare Hierarchien in Bereichen und Seiten
zur schnellen Auffindbarkeit von Wissen.  Verlinkung, Verschlagwortung & Suchfunktion
Wünsche ans Wissensmanagement-SystemArbeiten mit Confluence
Einfacher Zugang  Über Internet oder Intranet, intuitiv und einfach zu bedienen
Schutz vor unbefugtem Zugriff  Anonymer Zugriff kann wahlweise unterbunden oder (eingeschränkt) erlaubt werden
Selektiver Zugang  Rollen- und Rechtekonzept
Kollaboration & Kommunikation  Unternehmens- bzw. bereichsübergreifend einsetzbar, Kommentar- und Like-Funktionalitäten
Plattform- / Ortsunabhängigkeit  Webbasiert (statt lokaler Installation auf jedem Rechner)
Schnittstellen  Verknüpfungen zu anderem Content und anderen Systemen möglich (z. B. Office-Dateien, Jira)
Schafft Transparenz
  Versionierung

Was bedeutet Wissensmanagement für uns?

Wissen ist heutzutage eine zentrale Ressource für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Vorangetrieben durch den demografischen Wandel in Deutschland wird besonders die Dokumentation und Weitergabe von Know-how und Erfahrungen von einer Generation zur nächsten eine zentrale Rolle einnehmen. Bezogen auf Wissensmanagement darf dabei der Fokus nicht auf der Einführung einer technischen Lösung liegen, sondern auf der Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse. In der Praxis hat sich deshalb der Begriff „prozessorientiertes Wissensmanagement“ etabliert.

Für die erfolgreiche Integration von Wissensmanagementsystemen bedarf es daher einer umfassenden Lösung bestehend aus personellen Maßnahmen, organisatorischen Regelungen und technischen Werkzeugen.

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