Erstellung effizienter Dokumentenverwaltungsprozesse in Jira

Der Aufbau effizienter Dokumentenverwaltungsprozesse in Jira kann für Sie zu einer echten Herausforderung werden. Insbesondere wenn Sie mehrere Dateien in Jira Tickets haben und diese kategorisieren, gemeinsam nutzen oder sich mit Ihren Kollegen austauschen müssen. Glücklicherweise bietet der Atlassian Marketplace genügend Anwendungen, um Dokumentenmanagement-Workflows zu entwerfen und diese an Ihre Anforderungen anzupassen.

 

Die Anwendung „Smart Attachments for Jira“ ist ein solches Werkzeug. Sie kann das Dokumentenmanagement in Ihren Projekten erheblich verbessern und die Standard-Abläufe in diesen Projekten vereinfachen.

Schnelle Verteilung von Dokumenten über Kategorien

Eines der größten Probleme, auf das Jira-Nutzer stoßen, ist das schnelle Auffinden von Dokumenten in Jira Tickets. Alles wird noch schlimmer, wenn es Dutzende von Dateien in einem einzigen Ticket gibt. Man kann ziemlich viel Zeit mit der Suche nach einem einzigen Dokument verschwenden, aber was ist, wenn man aktiv mit Anhängen arbeitet? Das kann Sie verrückt machen.

Schnellverteilung in Jira

Die Kategorien in den Jira Tickets ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente einfach zu verteilen und bei Bedarf sofort zu finden. Außerdem wird durch die flexible Konfiguration es Ihnen ermöglicht, die Sichtbarkeit der Kategorien je nach Vorgangstyp zu variieren. Sie können auch eingeschränkte Kategorien für vertrauliche Dokumente haben, die nur für bestimmte Benutzer verfügbar sind.

 

Des weiteren sind die Kategorien sauber in alle Jira-Oberflächen integriert, so dass Sie auf jedem Formular und in jedem Abschnitt jederzeit Dateien in der erforderlichen Kategorie anhängen können. Die automatische Verteilung von Dateien auf der Grundlage des Namensmusters oder des regulären Ausdrucks beschleunigt den Datei-Upload und spart Ihnen Zeit.

Aufbewahrung von Projektdokumenten in zentralisierter Speicherung

Die Verteilung der häufig verwendeten Dokumente auf mehrere Ausgaben führt zu unproduktiven Dokumentenverwaltungsprozessen und verursacht Probleme mit ihrer Versionierung. Man verliert den Überblick über die neueste Version, verwendet veraltete Dokumentationen und macht Fehler.

Zentralisierte Speicherung in Jira

Die zentralisierte Projektspeicherung mindert diese Risiken und ermöglicht es Ihnen, die häufig verwendeten und aktualisierten Dokumente an einem Ort aufzubewahren, in welchem jeder die neuesten Versionen auf einmal erhalten kann. Sie können sogar Ordner mit Dokumenten in die Projektablage hochladen, so dass die gesamte Ordnerstruktur automatisch in der Projektablage neu erstellt wird.

Dokumentrevisionen in Tickets organisiert speichern

Wenn Sie an einem Dokument oder Asset in einem Ticket arbeiten, erstellen Sie immer wieder neue Revisionen. Nach einer Reihe von Aktualisierungen wird es zu einem echten Problem, die neueste Revision zu finden, da es in der Regel nicht ausreicht, die älteren auszublenden. Was aber, wenn Sie die dritte oder fünfte Revision finden müssen?

Dokumentenrevisionen in Jira

Mit der Smart Attachments-App können Sie Baumstrukturen von Dokumenten mit Revisionen erstellen und die benötigte Revision sofort finden. Dokumentrevisionen werden automatisch durch den Dateinamen abgebildet, oder Sie können diese während des Uploads manuell hinzufügen.

Massenänderungen an Dokumenten mit einem Klick durchführen

Wenn Sie jemals versucht haben, mehrere Dokumente aus einer Jira-Ausgabe zu löschen, können Sie sich bestimmt an all die nervigen Momente erinnern, die Sie dabei erlebt haben. Klicken Sie auf das Symbol, bestätigen Sie, machen Sie dies für die nächste Datei und wiederholen Sie diese Schritte dann immer und immer wieder… Mit der Anwendung „Smart Attachments“ ist dies kein Problem mehr. Wählen Sie mehrere Dateien oder ganze Kategorien aus, wählen Sie die Massenänderungen aus und lehnen sich entspannt zurück.

Massenänderungen in Jira

Sie können mehrere Dateien löschen, herunterladen, in eine andere Kategorien verschieben, per E-Mail versenden oder die nicht mehr benötigten Dateien archivieren.

Massenänderungen an Dokumenten mit einem Klick durchführen

Je mehr manuelle Operationen Ihr Arbeitsablauf umfasst, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Im Falle der Dokumentenverwaltung sind die Kosten solcher Fehler wirklich hoch. Warum also nicht den menschlichen Faktor minimieren?

 

Mit der Smart Attachments-App können Sie Routineoperationen an Dateien automatisieren. Durch das Hinzufügen von Bedingungen und Validatoren kann die Überprüfung der Verfügbarkeit von Dokumenten in einer bestimmten Kategorie oder anhand bestimmter Kriterien während der Ausgabeübergänge automatisiert werden.

 

Die Verwendung der Postfunctions kann die Ausführung von Routineoperationen vereinfachen. Zum Beispiel das Entfernen von Dokumentenentwürfen beim Schließen von Ausgaben, das Senden von Dokumenten zur Genehmigung an externe Prüfer oder das Verschieben von Assets zwischen Kategorien.

 

Die Verwaltung von Dokumenten in Jira kann einfach und leicht sein. Wir helfen Ihnen gerne Ihre Effizienz zu steigern und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren.

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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