Home-Office, Telearbeit, Büro – Wie Sie mit einem Social Intranet alle Mitarbeitende mitnehmen

Sie sind fürs Personal zuständig, oder für die Interne Kommunikation? Oder einfach selbst als Mitarbeiter:in davon betroffen und stehen vor der Frage: Wie gehe ich damit um, wenn Mitarbeitende aus dem Home-Office arbeiten?

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein Social Intranet dazu einsetzen können, alle Mitarbeitenden einzubinden – unabhängig von der Lokalität des Arbeitsplatzes.

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In diesem Video erfahren Sie, wie ein Social Intranet eine gute Mitarbeiterbindung fördert und erhalten Tipps, die direkt in der Software Haiilo Home (ehemals Coyo) demonstriert werden.

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Sachlage

Gerade in den letzten Monaten hat sich vermehrt die Möglichkeit zum Home-Office etabliert. Hieraus ergeben sich folgende Konstellationen:

  • Es sind entweder alle Mitarbeitenden im Home-Office,
  • oder sie sind in Teilen im Büro, in Teilen zuhause.
 

Hinsichtlich des Zeitrahmens können die Mitarbeitenden

  • entweder immer
  • oder teilweise von Zuhause aus arbeiten.
 

Wie auch immer die Konstellation im Detail bei Ihnen aussieht – in Summe bedeutet es, dass nicht immer alle Mitarbeitenden vor Ort im Büro sind.

Herausforderungen

Wenn man einmal überlegt, was Home-Office somit für Herausforderungen mit sich zieht, sind es mutmaßlich meistens die folgenden Punkte:

  • Wenn Sie selbst im Büro sind und bei jemandem kurz vorbeischauen möchten, wissen Sie oft nicht genau, ob die Person gerade da ist oder nicht.
  • Als jemand im Home-Office, während andere im Büro arbeiten, bekommen Sie (gefühlt) „nichts mehr mit“.
  • Bei einem Mix aus Mitarbeitenden im Home-Office und vor Ort fallen zwischen den beiden Personengruppe die „kurzen Gespräche zwischendurch“ auf dem Flur oder in der Küche weg.
  • Sie können nicht einfach mal jemanden kurz und unverbindlich zwischen Tür und Angel etwas fragen.
  • Sie sehen Ihre Kolleginnen und Kollegen seltener oder gar nicht mehr persönlich.

Lösung

Wie kann ein Social Intranet hier entgegenwirken? Wir haben Ideen für Sie parat und zeigen jeweils gleich, wie es umgesetzt mit der Software Haiilo Home (ehemals COYO) aussehen könnte. Wenn Sie mehr zur Software erfahren möchten, schauen Sie sich gerne dieses Video an.

Wer ist gerade im Büro, wer zuhause?

Für Klarheit über den aktuellen Arbeitsplatz setzen Sie den Status im Chat entsprechend. So sehen andere in der Chat-Übersicht, auf der User:innen-Übersicht wie auch dem einzelnen Profil direkt, wer sich gerade wo befindet. 

Ich bekomme (gefühlt) “nichts mehr mit”

Wenn die zweite Herausforderung besteht, wurde wohl noch kein Kanal zur zentralen Informierung geschaffen – das ist die Paradedisziplin eines Intranets! Also ran an einen internen Blog, interaktive und sich immer wieder neu befüllende Startseiten. So erhalten alle denselben Wissensstand, unabhängig vom Arbeitsort.

Kurze Gespräche zwischendurch fallen weg

Ich gebe zu, es ist kein 1:1-Ersatz, aber etwas Abhilfe schaffen Events wie eine Digitale Kaffeeküche, zu denen man sich zuschalten kann und ein gemeinsamer Austausch digital stattfindet. Über Haiilo Home kann man diese planen und die Teilnehmenden verwalten.

Kurze, unverbindliche Fragen sind nicht mehr möglich

Kurze Fragen können über den Chat adressiert werden. Hier bieten sich meiner Meinung nach digital sogar noch ausgereiftere Möglichkeiten, als vor Ort: Man kann Fragen auch an Gruppen adressieren oder richtige Foren bieten. 

Vorteile hierbei: Sie müssen nicht direkt den oder die exakte Ansprechpartner:in wissen bzw. selbst wenn mehrere eine Antwort auf Ihre Frage haben, kann diejenige Person antworten, die am schnellsten die Zeit dazu hat. Der oder die gefragten können außerdem dann antworten, wenn sie dazu Zeit haben, Sie reißen sie nicht mitten aus der Arbeit. Und letzter Pluspunkt: Alle anderen, die vielleicht einmal vor derselben Fragestellung stehen, können den Austausch dazu nachlese.

Persönliche Treffen fehlen

Warum nicht einfach außerhalb der Arbeit treffen, wenn man sich im Büro nicht sieht? In sogenannten Communities können Sie perfekt die Planung von Feierabend-Aktivitäten vornehmen. Wer sich für bestimmte Themen interessiert, kann den Communities beitreten, die sich darum drehen. 

 

Innerhalb von Communities können Sie Abstimmungen machen oder im Feed miteinander kommunizieren. Über Events kann dann zu endgültigen Terminen eingeladen werden.

Wir hoffe, Sie haben ein paar Inspirationen mitnehmen können! 

Wenn Sie Fragen oder Wünsche haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht oder Ihren Anruf – wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung oder Optimierung Ihres Social Intranets!

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