Ihr Jira für externe Kunden

In dem Beitrag “4 Wege, die Kommunikation im Umgang mit Jira zu verbessern“, haben wir überwiegend Situationen betrachtet, in denen Leute in einem Team zusammenarbeiten, welches nicht in Kontakt mit anderen gewerblichen Nutzern oder externen Kunden steht.

Doch während der Entwicklung eines Services oder eines Produktes ist es üblich, dass ein externer Kunde in Kontakt mit Ihrem Team stehen möchte oder die in Auftrag gegebene Arbeit beaufsichtigten möchte.

Eine solche Situation kann ein signifikantes Kommunikationsproblem hervorrufen, denn die ausgewählte Person – meistens der Projektmanager – muss als Bindeglied zwischen dem Team und dem Kunden agieren, um sicher zu stellen, dass er regelmäßig über den Fortschritt des Projekts informiert wird. Es kann außerdem zu einer Situation kommen, in welcher der Kunde direkten Zugang zum Projekt haben möchte. Beispielsweise kann es vorkommen, dass er den Fortschritt der Aufgaben kontrollieren möchte und seine eigenen Kommentare hinzufügen möchte. Dies ist eine geeignetere Lösung, doch sie birgt auch Risiken.

Mit einem Kunden arbeiten

In Jira Blogs werden Sie häufig eine wiederkehrende Frage finden: Wie kann man mit einem externen Kunden in einer internen Jira Umgebung kommunizieren? Wir decken drei Kooperationssituationen mit dem Empfänger eines Produktes oder eines Services auf, in denen Jira eine Lösung anbietet.

Die Erste ist eine Situation, in der dem Kunden kein Projektmanagement System zur Verfügung steht. Jedoch möchte er einen Einblick in unser System und den Fortschritt des Projektes so kontrollieren. Die Lösung ist, einen neuen Nutzer in Ihrer Jira Umgebung anzulegen, jedoch können hier zusätzliche Kosten anfallen, falls Sie Jira Cloud nutzen oder bereits alle Ihre Lizenzen in Verwendung sind. Es handelt sich nicht um hohe Beträge denn der Preis pro Nutzer bewegt sich zwischen $7 und $1, abhängig von der Anzahl der bereits registrierten Nutzer. Dennoch birgt dies einige zusätzliche Risiken. Eins davon ist eine Situation, in der ein solcher Kunde Zugang zu einem Account erhält, der falsch konfiguriert ist. So eine Person kann dadurch Zugang zu vertraulichen Daten oder anderen Projekten erhalten. Weiterhin müssen wir berücksichtigen, dass wenn ein externer Nutzer Zugang zu unserem Projekt hat, die geleisteten Aufgaben von der Person kontrolliert werden, deren hauptsächliches Interesse im Ergebnis liegt, und nicht in der Arbeitskultur.

Jira Service Desk

Eine weitere Lösung ist das Hinzufügen eines Kunden zu Jira Service Desk. Hierbei handelt es sich um ein Kommunikationssystem mit einem externen Nutzer, was von Atlassian empfohlen wird. Dank der Kombination von Jira Service Desk und Jira Software, können Entwickler und Teams von IT-Spezialisten auf einer Plattform zusammenarbeiten. Dies bietet die Möglichkeit, schnell auf Vorfälle zu antworten und zeitnah Benachrichtigungen an den Kunden zu senden. Dies ist eine geeignete Lösung, da sie viele zusätzliche Vorteile bietet, z.B. die Fähigkeit die Anfragen der Kunden zu sortieren. Für diese Lösung muss ein zusätzlicher Account gekauft werden, oder, falls Sie kein Jira Service Desk verwenden, müssen Sie in diese Software investieren.

Synchronisation zweier Jira

Eine weitere Situation ist, wenn der Kunde ein eigenes Projektmanagement System hat und es sich dabei um Jira handelt. In einer solchen Situation wird das Projekt für gewöhnlich parallel in beiden Jira Umgebungen erstellt. Meistens passiert das, weil sich eine Person um den Informationsfluss kümmern muss. Es dauert sehr lange und erleichtert die Kommunikation nicht. Die Lösung für dieses Problem ist, eine spezielle Jira App zu nutzen, die dabei hilft, die beiden Systeme automatisch miteinander zu synchronisieren. Diese Lösung sichert Ihre Daten, da Sie konfigurieren können, was synchronisiert werden soll und was nicht.

Viele Jira Umgebungen

Der letztes Umstand ist die Situation, in der wir verschiedene Jira Umgebungen haben oder planen, unsere Jira Umgebung aufzuteilen. An diesem Punkt können wir überlegen, dass eine Umgebung einem spezifischen Projekt gewidmet wird. Diese Lösung ist profitabel, wenn das Projekt für eine längere Periode geplant ist oder aus Datenschutz-/Datentrennungsgründen. Diese Lösung kann sich als zu teuer herausstellen, wenn das Projekt kurz ist, aber auch hier gibt es eine günstigere Alternative: Jira Cloud. Dies ist eine ideale Lösung für Teams, die ihre Arbeit so schnell wie möglich beginnen wollen, und zusätzlich technische Probleme vermeiden wollen, die mit dem Hosting verbunden sind.

Jede der beschriebenen Situationen hat ihre Vor- und Nachteile. Wir hätten sicherlich auch einige weitere Lösungen nennen können, aber diese sind diejenigen, die am erschwinglichsten und am schnellsten in der Umsetzung sind.