Intranet, Mitarbeiterportal, Social Intranet, Digital Workplace oder Enterprise 2.0. Es gibt viele Bezeichnungen und Abwandlungen des Intranets einer Firma. Wir sprechen jedoch nicht von dem klassischen Intranet als Rechnernetz eines Unternehmens. Ebenso wenig ist das Intranet nicht nur eine simple Lösung für das Bereitstellen von Informationen. Heutige Intranetlösungen bieten viel mehr als das. Insbesondere Confluence ermöglicht Ihrem Unternehmen und den Mitarbeitern fast unbegrenzte Möglichkeiten. Mit Confluence lässt sich nicht nur eine einfache Intranet Seite erstellen, sondern eine gesamte Kollaborationsplattform aufbauen. Welche Möglichkeiten Confluence bietet und wie Sie damit eine Intranet Seite erstellen möchten wir Ihnen in zeigen.
Worauf man beim Erstellen einer Intranet Seite achten sollte
Bevor Sie damit beginnen eine Intranet Seite zu erstellen, sollten Sie einige wichtige Punkte beachten. Eine gute Vorbereitung hat erheblichen Einfluss auf den Erfolg des Intranets. Insbesondere die Wahl der richtigen technischen Lösung bzw. Software mit der Sie die Intranet Seite erstellen wirkt sich sehr stark aus. Entsprechend sollte man bei der Auswahl der technischen Lösung auf folgende Punkte achten:
Interne Anforderungen
Einer der wichtigsten Punkte sind natürlich die internen Anforderungen. Dabei ist es wichtig genau zu wissen was man mit dem Intranet erreichen möchte. Soll es lediglich eine Newsseite für die Mitarbeiter werden oder möchte man eine komplette Kollaborationsplattform errichten. Zum einen sollte man hierbei beachten alle relevanten Abteilungen in die Definition der Anforderungen mit einzubeziehen. Ebenso sollten die Anforderungen nicht nur auf kurzfristige Ziele beschränkt sein, sondern auch zukünftige Anforderungen oder Veränderungen berücksichtigen. Beachten Sie also bei der Auswahl der Lösung, ob alle Ihre Anforderungen damit abgedeckt werden können.
Fähigkeit für die Zukunft
Wie im Punkt zuvor angesprochen ist die Zukunftsfähigkeit der gewählten Lösung mit der Sie die eine Intranet Seite erstellen enorm wichtig. Dies betrifft nicht nur die funktionalen Aspekte einer Lösung. Vielmehr sollten Sie sich auch ganz genau den Hersteller der Lösung anschauen. Wie lange ist dieser am Markt, wie verbreitet ist dessen Lösung, gibt es ein Ökosystem rund um die Lösung und erhalte ich bei Bedarf ausreichend Support. Ebenso ist es wichtig, ob es Beratungsunternehmen am Markt gibt, die Sie bei der Einführung begleiten können. Sie haben nichts gewonnen, wenn Sie auf die billigste Variante setzen und nach einem Jahr bereits keinen Support oder Updates mehr erhalten.
Usability
Neben der Erfüllung all Ihrer Anforderungen sollten Sie insbesondere auch ein Augenmerk auf die Benutzerfreundlichkeit des Intranets setzen. Die tollsten Funktionen und die besten Inhalte bringen Ihnen nichts, wenn die Benutzer nicht aktiv damit arbeiten. Daher ist eine benutzerfreundliche Oberfläche und attraktive Darstellung sehr wichtig. Unterschätzen Sie nicht diesen Punkt. Neben der optischen Darstellung zählen hier auch technische Aspekte wie z.B. Single Sign On oder eine optimierte mobile Darstellung. Die Benutzer werden es Ihnen danken und die erstellte Intranet Seite wird ein Erfolg.
Ressourcen und Kapazitäten
Ein oftmals vernachlässigter Punkt sind die notwendigen Ressourcen für die Erstellung und Einführung einer Intranet Seite. Zeit, Personen und Geld sind wichtig für den Erfolg für die Einführung eines Intranets. Planen Sie rechtzeitig alle für das Projekt benötigten Personen ein, damit diese sich die notwendige Zeit freihalten können. Gehen Sie davon aus, dass Sie mehrere Workshops halten müssen um die Anforderungen zu erfassen und letztlich die Erstellung der Intranet Seite planen zu können. Hilfreich ist es hier vor allem wenn die Geschäftsführung hinter dem Projekt steht und nicht erwartet, dass ein Intranet in einer Woche und ohne Kosten erstellt werden kann. Fehlt Ihnen die Erfahrung oder notwendige Hilfe, dann sollten Sie externe Berater zur Unterstützung heranziehen.
Wieso Confluence die ideale Lösung für Ihre Intranet Seite ist
Eine Intranetseite auf Basis von Confluence zu erstellen bringt viele Vorteile. Wieso Sie damit Ihre Intranet Seite erstellen sollten, möchten wir anhand einiger Punkte verdeutlichen:
Hohe Benutzerfreundlichkeit
Dank der modernen und strukturierten Oberfläche verfügt Confluence über eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Sie brauchen keine umfangreichen Schulungen um den Benutzern die Nutzung der Intranetseite zu vermitteln.
Geringe administrativer Aufwand
Als Administrator haben Sie hauptsächlich bei der initialen Erstellung der Intranetseite einen hohen Aufwand. Sobald diese steht sinkt der Aufwand für die Administration erheblich. Sie sparen also Zeit und Geld für die Verwaltung der Intranetseite.
Umfangreiche Funktionen
Confluence bietet Ihnen von Haus aus enorm viele Funktionen, die für die Erstellung der Intranetseite essentiell sind. Dazu gehören zum Beispiel eine automatische Versionierung von Inhalten, News, individuelle Benutzerprofile, eine umfangreiche Suchfunktion, Anbindung von anderen Atlassian Anwendungen, Integration mit verschiedenen Benutzerverzeichnissen und vieles mehr. Es deckt quasi die Großteil der Standardfunktionen für eine Intranetseite ab.
Großes Ökosystem und Plugins
Sollten einmal die Standardfunktionen nicht reichen, dann haben Sie dank dem Marketplace von Atlassian eine große Auswahl an zusätzlichen Plugins. Mit diesen Plugins stehen Ihnen eine Vielzahl an zusätzlichen Funktionen und Möglichkeiten zur Verfügung.
Zukunftsfähigkeit
Durch die weiter Verbreitung von Confluence und den Erfolg des Herstellers Atlassian ist Ihnen die Zukunftssicherheit garantiert. Fast monatlich werden Updates veröffentlicht und es kommen neue Funktionen hinzu. Ebenso werden mögliche Bugs zeitnah behoben.
Transparentes Preismodell
Im Gegensatz zu manch anderen Anwendungen, ist das Preismodell von Confluence sehr transparent. Es gibt keine versteckten Kosten und Sie können es sogar auch nutzen ohne Lizenzgebühren zu bezahlen nachdem Sie es einmal erworben haben.
Individualisierungsmöglichkeiten
Sie können Ihre Intranetseite mit Confluence beliebig an Ihre Anforderungen und CI/CD Vorschriften anpassen. Dadurch ermöglichen Sie einen direkten Wiedererkennungswert mit Ihrem Unternehmen und steigern die Identifikation der Benutzer.
Intranet Seite mit Confluence erstellen
Wie bereits zuvor erwähnt, können Sie Confluence entweder in der Cloud nutzen oder als Onpremise Variante auf Ihren eigenen Servern installieren. Die Installation auf den eigenen Servern gestaltet sich dabei sehr einfach. Die Installationsdateien von Confluence liefern Ihnen bereits alle notwendigen Inhalte mit. Sie müssen lediglich Anpassungen an der Firewall, der Datenbank und einem möglichen Proxy vornehmen.
Die Installation beinhaltet dabei folgende wesentliche Inhalte:
- Bereitstellung des Servers
- Einrichtung Datenbank
- Installation von Confluence
- Konfiguration eines Proxys
- Einrichtung Firewall
- Einrichtung der User
Einrichtung und Konfiguration der Intranet Seite
Nachdem Confluence installiert ist, haben Sie quasi schon eine Intranetseite erstellt. Bevor Sie aber mit der Erstellung von Inhalten beginnen, sollten Sie noch ein paar Einstellungen anpassen bzw. konfigurieren:
Confluence bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene externe Benutzerverzeichnisse anzubinden (LDAP, MS AD, etc.). Um es Ihren Benutzern leichter zu machen, sollten Sie das interne Benutzerverzeichnis Ihrer Firma anbinden. Dadurch müssen sich die Benutzer nicht weitere Zugangsdaten merken und die Administration spart sich die Zeit für die Anlage der Benutzer.
Mit den Berechtigungen definieren Sie zu einem wer auf das Intranet zugreifen darf und zum anderen wer welche Aktion auf der Intranetseite durchführen kann. Dabei können Sie je Bereich die Berechtigungen verteilen und genau definieren. Da dies ein wichtiger Punkt ist, sollten Sie vorab ein Berechtigungskonzept erarbeiten, welches eine flexible Skalierung und Ausbau Ihrer Intranetseite ermöglicht. Unterschätzen Sie daher nicht diesen Punkt wenn Sie die Intranetseite erstellen. Wir haben hierzu einen umfangreichen Artikel zu den Confluence Berechtigungen (mit Blog verlinken) verfasst.
In Confluence können Sie die Inhalte Ihrer Intranetseite in verschiedene Bereiche aufteilen. Dies können Bereiche sein, die für alle Mitarbeiter zugänglich sein sollen oder Bereiche, die evtl. nur für Mitarbeiter eines bestimmten Projekts zugänglich sein dürfen. Überlegen Sie sich also genau wie Sie die Bereiche aufteilen möchten und berücksichtigen Sie dabei unbedingt auch die zuvor erwähnten Berechtigungen.
Eingangs haben wie die Bedeutung der Benutzerfreundlichkeit besprochen und wie wichtig diese für den Erfolg der Intranetseite ist. Daher passen Sie unbedingt die Gestaltung der Intranetseite an die CI/CD Ihres Unternehmens an. Confluence ist hier sehr flexibel und kann durch CSS auch sehr stark angepasst werden. Alternativ gibt es auch Plugins, die Ihnen noch mehr Möglichkeiten bieten.
Achten Sie darauf welche user defaults konfiguriert sind. Immer wenn sich ein Benutzer zum ersten Mal einloggt greifen für diesen die user defaults. Dazu gehören Einstellungen wie z.B. die Sprache oder die Zeitzone. Sie erleichtern es dem Benutzer wenn Sie passende user defaults einrichten.
Eine intuitive Übersichtsseite und eine logische Navigation helfen dem Benutzer ungemein. Durch eine sinnvolle Gestaltung erhöhen Sie deutlich die Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit der Intranetseite. Achten Sie also bei der Erstellung der Intranetseite darauf und vernachlässigen Sie diesen Aspekt nicht. Auch hier gibt es einige hilfreiche Plugins, die Ihnen diese Arbeit erleichtern und sogar mehr Möglichkeiten als dem Standard bieten. Nutzen Sie also das umfangreiche Ökosystem.
Einer der wichtigsten Punkte sind natürlich die Inhalte, die Sie im Intranet anbieten. Um eine schnelle Akzeptanz und hohe Nutzung zu erzeugen, sollten Sie auf Inhalte setzen, die viele Mitarbeiter bzw. Nutzer anspricht. „Langweilige“ Inhalte oder Inhalte die man evtl. nur einmal im Jahr benötigt, sind hier nicht von Vorteil. Es mag banal klingen, aber Infos wie der Essensplan der Kantine oder Geburtstage der Kollegen sind sehr gute Informationen. Mit diesen Informationen können eine Intranetseite erstellen, die auf großen Anklang bei den Mitarbeitern trifft. Bauen Sie die Inhalte auch unbedingt logisch auf und richten Sie diesen so ein, dass man die Infos schnell findet.
Planung und Rollout des Intranets
Die Planung der Intranetseite ist ein wichtiger Aspekt wenn Sie eine Intranetseite erstellen möchten. Unsere bewährte Vorgehensweiße möchten wir Ihnen daher näher bringen.
Bevor Sie damit beginnen eine Intranetseite zu erstellen, sollten Sie sich über die strategische Ausrichtung Gedanken machen. Was möchten Sie mit dem Intranet erreichen und welche Zweck soll es verfolgen. Diese Überlegungen haben enormen Einfluss auf den weiteren Verlauf. Sowohl was die technische Realisierung betrifft als auch die Punkte der weiteren Phasen.
Hier legen wir zum einen fest welche Abteilungen oder Personen an dem Projekt beteiligt sein müssen. Ebenso definiert man hier wie man das Projekt durchführen möchte und mit welchen Mechanismen man es steuern kann. Auch das Budget und der zeitliche Rahmen wird hier definiert.
Zu Beginn analysieren wir die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören zum einen die aktuellen Prozesse als auch Problemstellungen, die man lösen möchte. Auf Basis der Analyse definiert man dann den Zielzustand und leitet die Anforderungen an die Intranetseite ab.
Hier werden die einzelnen Anforderungen in konkrete Arbeitspakete umgewandelt und zeitlich terminiert. Auch mögliche Konzepte für die zukünftige Gestaltung der Organisation können hier notwendig sein.
Die Implementierung umfasst nicht nur die technische Erstellung der Intranetseite. Vielmehr geht es hier auch um die Implementierung konkreter Inhalte und Strukturen. Diese sollten vorab definiert und ausgearbeitet sein.
Nachdem die Intranetseite erstellt und alle notwendigen Inhalte implementiert wurden, beginnt man mit dem Rollout bzw. Go-Live. Hier kann man zu Beginn mit einer kleineren Gruppe oder einzelnen Abteilungen beginnen. Letztlich kann durch einen intensiven Test auch eine notwendige Anpassung ersichtlich werden. Diese sollte vor dem unternehmensweiten Rollout bzw. Betrieb erfolgen. Ebenso sind Schulungen und eine aktive Kommunikation ein wichtiger Bestandteil dieser Phase.
Erwarten Sie nicht, dass direkt von Anfang an alles perfekt ist. Wie in der Phase zuvor kann es immer vorkommen, dass Anpassungen oder Verbesserungen notwendig sind. Arbeiten Sie hier agil und setzen Sie nach und nach kleine Verbesserungen um.
Gerne unterstützen wir Sie bei einzelnen Phasen oder der gesamten Projektdauer. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit uns auf und wir führen ein kostenfreies Erstgespräch mit Ihnen.
Mehr als eine einfache Intranet Seite
Mit Confluence können Sie nicht nur eine einfache Intranet Seite erstellen, die News, Dateien oder kollaborative Arbeitsbereiche zur Verfügung stellt. Durch das umfangreiche Ökosystem von Atlassian und den zahlreichen Plugins, haben Sie viele weiter Anwendungsfälle für Ihr Intranet. Zwei spannende Möglichkeiten möchten wir kurz beschreiben:
Learning Management System (LMS)
Der Onboardingprozess von Mitarbeitern sowie die Fortbildung ist für Unternehmen sehr wichtig. Zum einen sollen die Mitarbeiter schnell mit den Abläufen, Anwendungen und internen Vorgaben vertraut gemacht werden. Zum anderen ist die kontinuierliche Fortbildung und Erweiterung der Fähigkeiten wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Hier kann ein Learning Management System (kurz LMS) sehr hilfreich sein. Mit einem definierten und strukturiertem Einarbeitungsprozess können neue Mitarbeiter schnell produktiv arbeiten. Unterstützt durch Videoanleitungen und -kurse, haben Mitarbeiter die Möglichkeit ohne die Unterstützung anderer Mitarbeiter sich in Themen einzuarbeiten. Das spart zum einen Ressourcen, da nicht mehrere Personen für die Einarbeitung benötigt werden, und zum anderen ermöglicht es eine Kontrolle des Lernfortschritts.
Eine Intranetseite auf Basis von Confluence ermöglicht es ein integriertes LMS zu realisieren. Dadurch erweitert sich der Funktionsumfang der Intranetseite um eine wichtige Funktion und der Mitarbeiter muss nicht in eine andere Anwendung wechseln. Ebenso erlaubt es das LMS mit Confluence ganz genau zu tracken welcher Mitarbeiter bereits welche Schulungen angeschaut hat und wie weit deren Lernfortschritt ist. Letztlich spart es auch Geld, da keine weiteren Lizenzen für andere LMS Software benötigt oder eine zusätzliche Anwendung von der IT betrieben werden muss.
QS ISO-9001
Für viele Unternehmen ist ISO-9001 ein Grundvoraussetzung um als Lieferant für gewisse Kunden zugelassen zu werden. Häufig werden die Vorschriften und Unterlagen für die Norm in analoger Fassung vorgehalten. Das erschwert zum einen die Suche nach Prozessen oder Richtlinien und führt auch dazu, dass Änderungen mit hohem Aufwand gepflegt werden müssen. Sollte ein Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten vorliegen, dann kommt eine zusätzliche Schwierigkeit dazu. Durch die räumliche Trennung müssen die Normen und Richtlinien an allen Standorten vorgehalten werden. Ebenso müssen diese dann an allen Standorten zeitgleich geändert oder angepasst werden.
Confluence bietet hier eine digitale Lösung um alle Unterlagen zentral zu verwalten und andererseits den Zugriff standortübergreifen zu ermöglichen. Durch die Einbettung in die Intranetseite profitiert der Mitarbeiter durch einen zentralen Ort, wo er alle notwendigen Informationen und Unterlagen findet. Darüber hinaus bietet Confluence mit seiner automatischen Versionierung eine bequeme Möglichkeit um Änderungen an den Inhalten nachzuvollziehen.
Wie Scolution Ihnen helfen kann
Als offizieller Atlassian Solution Partner, verfügen wir über umfangreiche und langjährige Expertise in der Einführung und Implementierung der Atlassian Tools. Sollten Sie also eine Intranet Seite mit Confluence erstellen wollen, dann können unsere erfahrenen Berater Ihnen tatkräftig zur Seite stehen. Gerne führen wir interne Workshops durch um die genauen Anforderungen zu erheben und anschließend eine detaillierte Planung zu erstellen. Ebenso helfen wir Ihnen gerne bei der Informationsarchitektur bevor Sie Ihre Intranet Seite erstellen. Schulungen und anschließender Support runden unser Full Service Portfolio ab. Fragen Sie einfach unverbindlich bei uns an und wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Confluence eine erfolgreiche Intranet Seite erstellen: Kontakt.
Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
