Jira Einführung: Stolpersteine und was Sie beachten sollten

Jira Software bietet mit zahlreichen Features wie beispielsweise dem Erstellen individueller Workflows oder einem ausführlichem Zeit- und Prioritätenmanagement innerhalb Ihres Projekts, die geeignete Grundlage für ein agiles Zusammenarbeiten. Damit diese Zusammenarbeit letztendlich auch funktioniert, haben wir die Jira Einführung in drei chronologische Phasen eingeteilt und mögliche Gefahren und deren richtigen Umgang kurz erläutert. 

Vorbereitung der Einführung von Jira

Mögliche Gefahr

Es wird weder verstanden noch dokumentiert, was die Führungskraft mit der Einführung von Jira schlussendlich erreichen möchte. Die Führungsebene äußerte sich nicht verständlich zu diesen geschäftlichen Zielen.

Der richtige Umgang

Jira wird von Menschen benutzt. Der Anwendungsbereich ist daher nur teilweise technisch. Wenn die Ziele der Einführung von Jira, die Vorteile und daraus resultierende neue Arbeitsweisen nicht klar sind, wird Jira oftmals ignoriert. Daher sollten Sie sicherstellen, dass die zukünftigen Benutzer bereits vor der Implementierung informiert und einbezogen werden. Laden Sie sie zu Systemdemos und -durchläufen ein, verteilen Sie Informationen über die Einführung oder laden Sie sie zu Schulungen ein.

Keine Beteiligung der Führungsebene

Mögliche Gefahr

Es wird weder verstanden noch dokumentiert, was die Führungskraft mit der Einführung von Jira schlussendlich erreichen möchte. Die Führungsebene äußerte sich nicht verständlich zu diesen geschäftlichen Zielen.

Der richtige Umgang

Jira wird von Menschen benutzt. Der Anwendungsbereich ist daher nur teilweise technisch. Wenn Vorteile und neue Arbeitsweisen nicht klar sind, wird Jira oftmals ignoriert. Stellen Sie daher sicher, dass Sie zukünftige Benutzer während der Implementierung informieren und einbeziehen. Laden Sie sie zu Systemdemos und -durchläufen ein, verteilen Sie Informationen über das Projekt oder laden Sie sie zu Schulungen ein.

Was ich von dem System erwarten kann

Mögliche Gefahr

Führungskräfte erwarten zu viel von dem System und ignorieren gleichzeitig die Notwendigkeit, die eigene Arbeitsweise und die der Mitarbeiter zu ändern.

Umgang

Erklären Sie in einfachen Worten, was „Tracking“ wirklich bedeutet. Erläutern Sie, dass Jira Verwaltungsprozesse nur mit den Daten visualisiert werden können, die von geschulten und engagierten Mitarbeitern bei jedem Vorgang dort auch abgelegt werden.

Jira hilft bei der Kontrolle von Mitarbeitern

Mögliche Gefahr

Führungskräfte erwarten, dass in Jira Daten abgerufen und verwendet werden können, um ihre Mitarbeiter und deren Tätigkeiten besser kontrollieren zu können.

Umgang

Besprechen Sie mit der Geschäftsleitung, wie Daten im Jira-Tracking-System richtig erfasst werden. Erläutern Sie die Regel: „Zeigen Sie mir, wie Sie mich beurteilen, und ich zeige Ihnen, wie ich mich verhalten werde“. Falsche Absichten kommen schnell ans Licht und Mitarbeiter werden mit Sicherheit einen Weg finden, Jira auszuweichen oder Daten falsch einzugeben.

Liebe auf den ersten Blick

Mögliche Gefahr

Führungskräfte sehen die Hoffnung, dass sich alle Mitarbeiter ab der Jira Einführung sofort in Jira verlieben und es vom ersten Tag an mit richtigen Daten über ihre täglichen Abläufe und Aufgaben versorgen.

Umgang

Fragen Sie sich: Warum sollten Menschen Jira sofort ins Herz schließen? Gehen Sie davon aus, dass die meisten Leute Jira anfangs nicht mögen werden, ihnen die Anforderung zum Aktualisieren von Aufgaben nicht zusagt, das Aussehen ungewohnt ist und sie sich an die Transparenz erst gewöhnen müssen. Das Planen, das tägliche Aktualisieren von Aufgaben und der Austausch von E-Mails und Besprechungen zu diesem Tool ist eine Umstellung, die Zeit, Aufwand und eine gewisse Führung benötigt.

Implementierung

Mögliche Gefahr

Wie viel zusätzliche Zeit benötige ich, um Jira zu nutzen? Derzeitige Arbeitsgewohnheiten im Team mit Hilfe der Jira Einführung sollen durch neue und effektivere Gewohnheiten ersetzen werden. Bereits vorhandenen schlechten Angewohnheiten gehören damit sicherlich sofort der Vergangenheit an.

Der richtige Umgang

Kommunizieren Sie die Notwendigkeit, an Gewohnheiten zu arbeiten und dadurch die Zusammenarbeit im Kontext von Aufgaben zu verbessern, anstatt Stapel an historischen E-Mails zu durchforsten und liegen gebliebene Arbeit wieder aufzurollen. Ändern Sie Ihren Status, sobald Sie bereit für neue Aufgaben sind, ohne extra danach gefragt zu werden.

Für die Prozessgestaltung wurden keine Verantwortlichen ernannt

Mögliche Gefahr

Dem Prozess wurde keine verantwortliche Person zugeteilt oder die für die Implementierung zuständige Person ist zu jung oder unerfahren.

Umgang

Erklären Sie den Führungskräften und dem mittleren Management, dass die Teilnahme an Workshops zur Prozessgestaltung der einzige kritische Erfolgsfaktor für die gesamte Implementierung ist. Ohne eine ordnungsgemäße Einbindung und Einarbeitung ist das gesamte Projekt eine Verschwendung von Zeit, Ressourcen und wird langfristig definitiv keinen Nutzen bringen.

Die Kontrolle

Mögliche Gefahr

Mitarbeiter (auch das mittlere Management) erkennen schnell, dass Daten von Jira Ineffizienz und eine Unterauslastung entdecken und untersuchen können.

Umgang

Seien Sie von Anfang an ehrlich und offen zu Ihrem Team. Ja, mit Jira werden wir wissen, wer was und wann tun sollte. Aber wir wollen unsere Tätigkeiten und Aufgaben besser verwalten, um:

 

Zuverlässiger zu sein, pünktlich zu liefern, die Arbeit gleichmäßiger zu verteilen und die Verantwortung für die von uns erwartete Arbeit zu übernehmen.

Keine Schulung für den geforderten Umgang

Mögliche Gefahr

Schulungen für Endbenutzer außerhalb des Geltungsbereichs von Projektverträgen. Nicht geschulte Benutzer bieten nicht die erwarteten Vorteile.

Umgang

Wenn Schulungen nicht im Projektumfang enthalten sind (Implementierungsvertrag), stellen Sie sicher, dass Trainer ernannt, Schulungen organisiert, Benutzerhandbücher (Workflowstatus) und Systemdurchläufe erstellt werden. Für eine erfolgreiche Einführung von Jira sind Schulungen unabdingbar.

Das Wissen nicht weitergeben

Mögliche Gefahr

Es findet kein Wissenstransfer während der Implementierung statt, kein lokaler Ansprechpartner, Benutzer haben nach Abschluss der Einführung von Jira keinen Ansprechpartner.

Umgang

Finden Sie eine passende, prozessorientierte und ehrgeizige Person vor Ort, um von Beratern lernen zu können. Halten Sie den Wissenstransfer in einem Vertrag fest und verstehen Sie die Grundlagen der Prozesse und der Systemkonfiguration. Die Jira Einführung sollte möglichst viele Personen mit einbeziehen.

Festigung von Jira

Mögliche Gefahr

Sie erwarten, dass nach der Jira Einführung alle verfügbaren Funktionen, optimalen Prozesse und vollständig geschulte Benutzer ab dem ersten Tag verfügbar sind.

Der richtige Umgang

Jira ist niemals eine vorkonfigurierte Lösung. Erklären Sie das Konzept der stetigen Verbesserung, dem Erwerben neuer Fähigkeiten und Gewohnheiten und wie sie herausfinden, was schlussendlich funktioniert und was nicht. Führen Sie Jira in Etappen ein, die die Funktionen basierend auf den tatsächlichen Anforderungen und den gesammelten Erfahrungen stetig ein wenig erweitern. Gewöhnen Sie sich an den Prozess, ändern und beobachten Sie die Auswirkungen und erweitern Sie schrittweise das Aufgabenfeld, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Team dazu bereit ist.

Jira außerhalb des Alltags

Mögliche Gefahr

Das Verwenden von Jira, den Status aktualisieren, die Kommunikation in Kommentaren: Tägliche Abläufe, regelmäßige Besprechungen und Managementprozesse sind nicht verankert.

Umgang

Verwenden Sie Jira während Besprechungen als Agenda-Tool, verwenden Sie Jira-Elemente, um Notizen und Aktionen zu erstellen, verwenden Sie Jira, um Informationen und Kommentare im Kontext abzurufen und um den Status Ihrer Aufgaben zu aktualisieren.

Auf der Welle der Veränderung reiten

Mögliche Gefahr

Passiver Widerstand, zu wenig Wissen, zu wenig Training führen zu folgender Annahme: „Jetzt habe ich doppelt so viel Arbeit wie früher“.

Umgang

Kommunizieren Sie Vorteile, vermeiden Sie die Rückkehr zu früheren Praktiken, sparen Sie Zeit: Kein E-Mail-Overkill, keine Überbeanspruchung von Meetings. Bieten Sie mehr Schulungen und Infomaterialien an, lernen Sie und setzen Sie Führungskräfte ein, um die Veränderung weiter voranzutreiben und zu festigen.

Jeder ist ein Jira-Experte

Mögliche Gefahr

Zu viele Entwickler von Workflows und Atlassian-Lösungen: „Ich bin anders, ich brauche dieses benutzerdefinierte Feld, ich brauche dieses Plugin, das muss automatisiert werden, können wir das in SAP integrieren?“

Umgang

Autorisieren Sie den Jira-Administrator, Entscheidungen über die Gesamtarchitektur treffen zu können, z.B. um die Anzahl der Statusnamen, benutzerdefinierten Felder, Auflösungstypen, Workflows und Plugins zu minimieren. Bei der Jira Einführung sollten Sie auf möglichst schlanke Prozesse achten und diese durch kontinuierliche Änderungen optimieren.

Ich will mehr…

Mögliche Gefahr

Es müssen immer mehr Daten erfasst werden, ohne dass dies begründet ist.

Umgang

Mehr Daten bedeuten nicht automatisch mehr Informationen. Minimieren Sie die zu erfassende Datenmenge, konzentrieren Sie sich auf eine regelmäßige Erfassung, informieren Sie sich ausführlich über den Wert und den Nutzen von Daten aus jedem Feld. Immer größer werdende Datenmengen sind auf Dauer nicht kostenlos.

Wir hoffen wir konnten Ihnen aufzeigen, dass die Jira Einführung viele Vorteile mit sich bringt, mögliche Gefahren allerdings im Vorfeld durchdacht werden sollten. Wenn Sie überlegen auf Jira umzusteigen und dabei Hilfe benötigen, melden Sie sich gerne bei uns. 

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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13. Oktober 2022 | 10 Uhr