In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen 5 einfache und praktische Tipps vor, die Sie bei der Erstellung von Jira Workflows beachten sollten. Ziel ist es, die Administration zu vereinfachen und typische Fehler bei der Konfiguration zu vermeiden.
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Mehr InformationenTipp 1 - Generische Statusnamen
Beginnen wir direkt mit einem Klassiker: Statusnamen sollten in Jira so generisch wie möglich gehalten werden. So sind diese für jeden verständlich und global in anderen Jira Workflows wieder verwendbar. Was genau ist damit gemeint? Häufig sehen wir, dass je nach Abteilung, Team oder Projekt unterschiedliche Statusnamen verwendet werden, die letztlich dasselbe aussagen. Ein typisches Beispiel ist der Anfangsstatus eines Workflows. Hier gibt es sowas wie “Neu”, “Offen” oder “Zu erledigen”. Anstelle von verschiedenen Status, die letztlich für das Gleiche stehen, sollte man sich auf einen Status einigen. Das erleichtert die Suche nach Vorgängen oder die Erstellung von Reports und sorgt für ein einheitliches Verständnis bei den Usern.
Tipp 2 - Einen Endstatus festlegen
Ähnlich häufig kommt es vor, dass verschiedene Status für das Ende eines Workflows verwendet werden, obwohl diese dasselbe aussagen. Anstatt hier mit verschiedenen Status zu arbeiten, sollte man die Resolution-Funktion nutzen und nur einen Endstatus definieren. Damit ist auch nachträglich eine Unterscheidung der Tickets möglich. Sprich, ob diese z.B. erfolgreich abgeschlossen oder eventuell nicht umgesetzt worden sind. Die Lösung kann dann entweder automatisch über eine Transition gesetzt oder manuell im Transition Screen gewählt werden.
Tipp 3 - Status-Kategorien verwenden
Als Nächstes möchten wir auf die Status-Kategorien eingehen. Hier gibt es klassischerweise 3 Stück: ToDo, In Progress und Done. Diese Kategorien visualisieren in einem Workflow nicht nur, in welchem Zustand sich ein Vorgang befindet, sondern können außerdem auch dazu genutzt werden um nach bestimmten Vorgängen zu filtern beziehungsweise nach ihnen zu suchen. Auch nutzen einige Standardfunktionen von Jira diese Kategorien.
Zum Beispiel zeigt die Release-Funktion in Jira an, wie viele Tickets sich in der jeweiligen Kategorie befinden. Grau steht für ToDo, Blau für In Progress und Grün für Done. Daher ist es sinnvoll, je Status die richtige Kategorie zu wählen. Somit können Sie die Standardfunktionen richtig abbilden beziehungsweise nutzen und nach Kategorien suchen und entsprechend dafür Reports erstellen.
Tipp 4 - Workflow schlank halten
Ein weiterer Tipp ist, dass Sie versuchen die Workflows einfach und schlank zu halten. Vermeiden Sie es Workflows unnötig aufzublähen, indem Sie vielleicht Status hinzufügen, die Sie eigentlich gar nicht benötigen. Ganz typisch sind hier Status wie Ready for Review und In Review oder Ready for Testing und In Test. Damit will man signalisieren, dass es Tickets gibt, die man testen oder reviewen kann. Anstelle der zusätzlichen Status, könnte man beim Übergang von In Progress auf In review einfach den:die Bearbeiter:in entfernen. Alle Tickets, die keine:n Bearbeiter:in haben, signalisieren dann, dass man das Ticket noch reviewen muss. Man kann nach diesen Vorgängen filtern und Reports oder Dashboards erstellen. So lassen sich Tickets, die sich im Status Review befinden, ganz schnell und einfach finden.
Tipp 5 - Transitions konfigurieren
Der letzte Tipp bezieht sich auf die Transitions in einem Jira Workflow und ist meist eine individuelle Entscheidung. Als Transition bezeichnet man den Übergang eines Ticket von einem Status in den anderen. Jira ermöglicht es uns, Transitions, sogenannte Conditions und Validators hinzuzufügen. Wenn beispielsweise eine Condition nicht erfüllt wird, wird die Transition nicht angezeigt und kann dementsprechend nicht ausgewählt werden. Bei einem Validator hingegen sieht man die Transition unabhängig davon, ob der Validator erfüllt ist oder nicht und kann diese auch anstoßen. Sollte aber die Bedingung des Validators nicht erfüllt sein, erscheint eine Fehlermeldung.
Daher empfehlen wir in der Regel eher Validators anstelle von Conditions zu nutzen, da der User dann eine Rückmeldung bekommt und reagieren kann. Es ist somit besser für die Usability. Natürlich kann es auch Fälle geben, bei denen man bewusst die Transition ausblenden möchte.
Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
