Jira Workflows – Aufbau und Möglichkeiten von Workflows in Jira

Jedes Ticket in Jira durchläuft einen Workflow. Egal ob Epic, Story oder Task. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen eine kurze Einführung in die Workflows von Jira geben und zeigen, wie diese aufgebaut sind.

 

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Aufbau eines Workflows

Wie bereits erwähnt, folgt jedes Ticket bzw. Issue einem hinterlegten Workflow.

Workflows haben einen klar definierten Aufbau. Sie bestehen zum einen aus einem Status und zum anderen aus Statusübergängen. Der Status verdeutlichen in der Regel, wo sich das Issue momentan im Arbeitsablauf befindet. So kann schnell erfasst werden, ob eine Aufgabe gerade bearbeitet wird oder bereits erledigt ist.

Status

Workflows haben einen klar definierten Aufbau. Sie bestehen zum einen aus einem Status und zum anderen aus Statusübergängen. Der Status verdeutlichen in der Regel, wo sich das Issue momentan im Arbeitsablauf befindet. So kann schnell erfasst werden, ob eine Aufgabe gerade bearbeitet wird oder bereits erledigt ist.

Statuswechsel

Workflow am Issue

Wie sieht das konkret an einem Issue aus?

Neben „Status“ sehen Sie, in welchem Status sich das Issue gerade befindet.
Oben rechts angeordnet befinden sich die sogenannten Transition-Buttons. In diesem Beispiel steht nur der Button “starten” zur Verfügung. Bei Klick auf den Button wird der entsprechende Statusübergang durchgeführt. Daraufhin wechselt der Status von Ausstehend zu In Arbeit im Status-Feld.

Tiefergehende Workflow-Konfiguration

Etwas versteckter in der Konfiguration eines Workflows finden sich noch verschiedene Eigenschaften, die man für Statusübergänge einstellen kann.

  • Mit Triggern kann ein Statusübergang automatisch eingeleitet werden.
  • Mit Bedingungen kann eingeschränkt werden, wer einen Statusübergang durchführen darf. Zum Beispiel kann hier eingestellt werden, dass nur ein Vorgesetzter einen Urlaubsantrag genehmigen darf, sprich den Statuswechsel von „beantragt“ zu „genehmigt“ durchführen kann. Andere Benutzer sehen den Button nicht am Issue.
  • Mittels Bestätigungen können Sie bei einem Statusübergang Überprüfungen vornehmen – beispielsweise, dass ein Feld ausgefüllt sein muss.
  • Mit Folgefunktionen können automatisch beim Statusübergang auszuführende Aktionen eingerichtet werden. Beispielweise das Issue nur einem bestimmten Bearbeiter zugewiesen werden kann.
  • Zudem kann eine Übergangsmaske hinterlegt werden – also ein Screen, der aufpoppt, wenn ein Statusübergang durchgeführt wird.
Tiefergehende Wokflow-Konfiguration

Exkurs: Wer kann Workflows bearbeiten?

Workflows neu anlegen: Nur Jira-Administratoren

Workflows bearbeiten: Jira-Administratoren und Projektadministratoren in Teilen, siehe Tabelle.

Projektadministratoren können: Projektadministratoren können nicht:

(Haken)  Den Workflow ihres Projekts bearbeiten (sofern er nicht in anderen Projekten verwendet wird).

 

(Haken)  Statusübergänge erstellen, ändern oder löschen.

 

(Haken)  In der Administration bereits angelegte, sprich bereits vorhandene Status, hinzufügen.

 

(Haken)  Status löschen, sofern keines der Issues im Projekt sich derzeit in diesem Status befindet.

(Fehler)  Workflows bearbeiten, die in mehreren Projekten verwendet werden.

 

(Fehler)  Den „jira default system workflow“ bearbeiten.

 

(Fehler)  An Statusübergängen Screens hinzufügen oder bereits zugefügte Screens bearbeiten.

 

(Fehler)  Übergangseigenschaften, Trigger, Bedingungen, Bestätigungen oder Folgefunktionen anpassen.

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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