Jira Zeiterfassung – Zeiterfassung mit Tickets

Jira besitzt eine native Funktionalität zur Erfassung von Arbeitszeiten. Über diese können Sie zum Einen nachvollziehen, wie lange Sie für bestimmte Aufgaben benötigen. Zum anderen können Sie planen wie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter ist. Die Kombination dieser Funktionen führt dazu, dass Sie Überarbeitung von Mitarbeitern vermeiden.

Voraussetzungen für die Jira Zeiterfassung

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie in der Jira Administration die Funktionalität zur Zeitverfolgung aktiviert haben. Dort können Sie auch einige Standardwerte zur Zahl der wöchentlichen Arbeitstage sowie täglicher Arbeitsstunden und das Format für Zeiterfassung festlegen. Zusätzlich müssen Sie im Berechtigungsschema des jeweiligen Projektes, in dem Sie Zeiten erfassen möchten, die entsprechenden Berechtigungen für die Zeiterfassung vergeben. Die wichtigste Berechtigung dafür ist „An Vorgängen arbeiten“. Zu guter Letzt muss noch das Feld „Zeitverfolgung“ auf den entsprechenden Masken in Ihrem Projekt hinzugefügt werden.

Wie Sie in Jira Tickets Zeiten erfassen

Die Zeiten loggen Sie direkt im Jira Ticket. Dafür müssen Sie lediglich im oberen Bereich des Tickets auf den Button „Weitere Aktionen“ klicken und die Option „Arbeit protokollieren“ auswählen.

Ticket zur Zeiterfassung

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Arbeitszeit unter „Benötigte Zeit“ eintragen können.

Arbeit protokollieren in Jira

Beachten Sie dabei das Format:

Buchstabe
Einheit
Beispiel
mMinute10m = 10 Minuten
hStunde2h = 2 Stunden
dTag3d = 3 Tage = 24h (Vorausgesetzt ist die Standardeinstellung von 1 Tag = 8 Stunden)
wWoche2w = 10 Tage (Vorausgesetzt ist die Standardeinstellung von 1 Woche = 5 Tage)

Sie können natürlich auch Mischformen verwenden:

Beispiel
Dauer
1h 10m70 Minuten
2,5 d20 Stunden

Als Startdatum wird automatisch der aktuelle Zeitpunkt verwendet. Wichtig ist hier vor allem den korrekten Tag einzutragen, die Uhrzeit spielt keine große Rolle. Die Jira Zeiterfassung setzt sich aus drei Bausteinen zusammen: Der ursprünglichen Schätzung, der verbleibenden Schätzung und der benötigten Zeit. Sie müssen eine Option für die verbleibende Schätzung auswählen, welche nur von Bedeutung ist, wenn Sie Ihre Aufgaben initial abschätzen, also eine ursprüngliche Schätzung eintragen. Die Option für die verbleibende Schätzung steht standardmäßig auf „Automatische Anpassung“. Das bedeutet, dass die ursprüngliche Schätzung automatisch um den Wert der benötigten Zeit verringert wird. Ein Beispiel:

Ursprüngliche Schätzung: 8h

Benötigte Zeit: 4h

Automatische verbleibende Schätzung: 8h – 4h = 4h

Alternativ können Sie die vorhandene Schätzung beibehalten. Dies wäre der Fall, wenn Sie an einer Aufgabe gearbeitet haben und anschließend der Ansicht sind, dass Sie trotzdem noch mehr Zeit benötigen. Genauso können Sie die verbleibende Schätzung auch manuell einstellen und um einen individuellen Wert reduzieren. Mit diesen Optionen geben Sie somit tagesaktuell an, wie viel verbleibenden Arbeitsaufwand Sie für eine angefangen Aufgaben noch abschätzen.

Optional können Sie auch noch eine Arbeitsbeschreibung hinterlegen, die damit der Kommentarfunktion ähnelt.

Sobald Sie auf „Protokollieren“ geklickt haben, sehen Sie zum Beispiel die automatische Anpassung der Arbeitszeit auf der rechten Seite in Ihrem Ticket.

Zeitverfolgung in Jira

Außerdem finden Sie im Tab „Arbeitsprotokoll“ Ihre eingetragene Arbeitszeit sowie den optionalen Kommentar dazu.

Das Eintragen der ursprünglichen Schätzung ist optional. Die Jira Zeiterfassung funktioniert auch lediglich über das Eintragen der benötigten Zeit. So können Sie erste Erfahrungswerte sammeln, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben benötigen.

Reporting der Jira Zeiterfassung

Jira liefert standardmäßig eine Möglichkeit mit, um die erfassten Arbeitszeiten auszuwerten. Im Berichte Menü Ihres Projektes finden Sie den Zeitverfolgungsbericht. Diesen können Sie individuell einrichten, um unterschiedliche Auswertungen vorzunehmen. Dort werden auch Arbeitszeiten von Unteraufgaben auf die zugehörigen Mutteraufgaben summiert. Sie sehen dort auch Ihren Projektfortschritt gemäß der abgeschätzten und bereits geleisteten Aufwände sowie die mögliche Abweichung.

Über AddOns können hier noch zahlreiche weitere Funktionen hinzugefügt werden. Dabei gibt es sowohl kostenlose Addons (z.B. Jira Charting Plugin), um das Reporting zu erweitern, als auch umfangreiche Tools (z.B. Tempo Timesheets), die die gesamte Jira Zeiterfassung Funktionalität ergänzen. Mit solchen Tools erhalten Sie Features für eine professionelle Zeiterfassung in Jira.

Falls Sie Unterstützung bei der Einrichtung der Jira Zeiterfassung oder Auswahl der richtigen AddOns benötigen oder einfach von unserer Erfahrung durch Best Practices profitieren möchten, kontaktieren Sie uns gerne über das folgende Formular.

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