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Kostenlose Gast-Accounts für die Confluence Cloud

Confluence ist der optimale Platz für Zusammenarbeit und Dokumentation. Allerdings findet beides auch mal über die Unternehmensgrenzen hinaus statt: Sie interagieren mit externen Dienstleistern oder geben Ihren Kunden Zugriff auf bestimmte Informationen?

Dann hatten Sie bisher in Confluence drei Optionen, die alle ihren Haken hatten:

  1. Sie haben den anonymen Zugriff freigeschaltet, damit aber auch gewisse Sicherheitsrisiken in Kauf genommen und für die anonym Zugreifenden keine personalisierten Logins gehabt.
  2. Sie haben für all diese Personen außerhalb Ihres Unternehmens eine übliche Confluence-Lizenz belegt und damit Ihre Kosten erhöht.
  3. Sie haben Kollaboration und Informationsaustausch in anderen Tools stattfinden lassen und so verschiedene Wissens-Silos geschaffen.

Dank der neuen Funktion “single-space guests”, also “Gäste für einen Confluence-Bereich” können Sie solcherlei Zusammenarbeit von jetzt an komplett in Ihrer Confluence Cloud stattfinden lassen. Und das mit personalisierten Logins, ohne zusätzliche Kosten oder Sicherheitsrisiken in Kauf nehmen zu müssen.

Wer erhält die Option der Gast-Zugänge?

Die Funktion ist Stand heute nur in der Cloud verfügbar und hier für die drei Stufen Standard, Premium und Enterprise.

Wann wird die Funktion eingeführt?

Die Einführung beginnt am 1. Oktober, und Sie können davon ausgehen, dass diese Funktion innerhalb weniger Wochen auch auf Ihrer Cloud verfügbar sein wird.

Wie viele Gast-Zugänge erhalte ich?

Für jeden bezahlten User auf einer Confluence-Site können Administrator:innen bis zu 5 Gäste ohne zusätzliche Kosten hinzufügen.

Die Gesamtzahl der bezahlten User:innen und der Gäste kann die derzeitige Obergrenze für Confluence-User:innen nicht überschreiten, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Beitrag bei 35.000 User:innen liegt.

Wie funktionieren die Gast-Zugänge?

Jeder einzelne Gast kann jeweils auf einen Bereich zugreifen. Sprich der Gastzugang ist vollständig auf einen einzigen Bereich beschränkt, ohne dass andere Bereiche sichtbar sind (mit Ausnahme von Bereichen, die den anonymen Zugang aktiviert haben).

  • Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Bereiche, die mit Gästen geteilt werden können.
  • Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl an Gästen, die Sie in einem Bereich zufügen können.
  • Gäste haben keinen Zugriff auf Personenverzeichnis oder Benutzerinformationen.
  • Mittels visuellen Gastmarkierungen können interne User:innen leicht erkennen, welche Inhalte extern freigegeben werden.

... und wie sieht das Ganze dann in den verschiedenen Perspektiven aus?

Für die Organisations-Administraror:innen

Nur Organisations-Administrator:innen können einen Gast zu Confluence einladen. Wenn die Administrator:innen eine Person zu einer Confluence-Site einladen, sehen sie neben “Benutzer” die neue Option “Gast”.

Sobald ein Gast eingeladen ist, kann er zu einem Bereich hinzugefügt werden.

Sobald ein Gast dann derart der Site hinzugefügt wurde, kann der oder die Bereichs-Administrator:in(nen) für den entsprechenden Bereich den Zugriff und die Berechtigungen für den Gast verwalten – in gleicher Weise, wie die Berechtigungen für andere Confluence-User:innen vergeben werden.

Für normale Confluence-User:innen

Confluence-User:innen, die sich in einem mit Gästen geteilten Bereich befinden, sehen deutliche Markierungen, die sie auf die Anwesenheit von Gästen hinweisen:

In der Seitenstruktur, den Berechtigungen und den Freigabedialogen sehen die User:innen eine Meldung, dass der Bereich für Gäste freigegeben wurde.

Zudem hat jeder Gast neben seinem Namen die Bezeichnung “Gast”, wenn er mit Inhalten im Bereich interagiert. Diese sehen Sie auch dann, wenn nach dem Gast gesucht oder er mittels @-mention getaggt wird.

Für die Gäste selbst

Gäste können nur Inhalte innerhalb des ihnen zugewiesenen Bereichs sehen und mit ihnen je nach Rechte-Einstellungen interagieren – also ggf. Seiten erstellen und bearbeiten, kommentieren usw.

Sie sehen nicht das Personenverzeichnis und können keine Berechtigungen innerhalb eines Bereichs ändern.

Also: Frohes Teamwork 🥳

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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