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Öffentliche Links in Confluence erstellen und mit Externen teilen

Atlassian hat bereits vor Kurzem die Zusammenarbeit in Confluence über die Unternehmensgrenzen hinaus überarbeitet. Mit der Einführung der Gast-Accounts haben Sie in der Confluence Cloud nun die Möglichkeit, kostenlose Gast-Zugänge für Ihre Seiten anzulegen. 
Nun gibt es eine weitere erfreuliche Neuerung, welche die Zusammenarbeit mit Externen deutlich erleichtert: die Einführung von “öffentlichen Links”. 

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Bis dato war es nur möglich, Confluence-Seiten mit Externen zu teilen, indem man diese exportiert und zusendet, sie öffentlich im Netz zur Verfügung stellt oder den Externen als User in Confluence anlegt. Wie bereits erwähnt, gestaltet sich letztere Option inzwischen deutlich einfacher dank der Einführung von kostenlosen Gast-Accounts. Doch was, wenn man nur mal eben eine Leseberechtigung für eine einzelne Seite vergeben will? Genau hierfür hat Atlassian nun für Confluence in der Standard und Premium Variante der Cloud die Funktion “öffentliche Links” ausgerollt.

Was sind "öffentliche Links"?

Dank der Funktion “öffentliche Links” könne Sie nun externen Personen einen bereitgestellten Link versenden, welcher es jenen ermöglicht, den Inhalt einer bestimmten Confluence-Seite einzusehen. Jegliche Inhalte außerhalb dieser Seite bleiben weiterhin verborgen. Dies gilt auch für Inhalte außerhalb der geteilten Seite, welche beispielsweise über ein Makro eingebettet sind. 

Welche Einschränkungen gibt es?

Öffentliche Links dienen hauptsächlich dem Lesen von Inhalten. Sämtliche Inhalte die über die geteilte Seite hinausgehen, werden nicht angezeigt. Dazu gehören:

  • Inline-Kommentare
  • Confluence Navigation
  • Page Tree
  • Breadcrumb-Menü
  • Makros, die Inhalte von anderen Seiten einbetten und leider auch sämtliche Makros von Plugins, die man vielleicht trotzdem gerne zeigen würde

Hinzu kommen noch einige Einschränkungen hinsichtlich der Funktionalität. Dazu gehört selbstverständlich das Bearbeiten der Seite sowie das Erstellen von Inline-Kommentaren.

Es handelt sich also schlichtweg um einen Lesezugriff. Jedoch erhält man die Möglichkeit, direkt über den geteilten Link, Zugriff für die geteilte Seite anzufordern. 

Wie aktiviere und nutze ich die Funktion?

Grundsätzlich muss die Funktion vorab von einem Admin freigeschaltet werden. Nachdem dieser die Funktion aktiviert hat, können User selbstständig öffentliche Links erstellen, teilen und wieder einstellen. Um die Funktion zentral zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, navigieren Sie als Administrator rechts oben in die Einstellungen.

Anschließend wählen Sie in der linken Seitennavigation unter dem Punkt “Sicherheit” die Option “öffentliche Links”.

Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die Option zentral zu aktivieren oder zu deaktivieren. 

Im Anschluss können User eine beliebige Seite öffnen und, wie auf dem Screenshot zu sehen, durch klicken auf den Teilen-Button die Option “öffentlicher Link” aktivieren oder auch deaktivieren. Anschließend bietet Confluence die Möglichkeit, den öffentlichen Link zu kopieren oder zu versenden. Wird der öffentliche Link deaktiviert, so erlöschen auch die vorab geteilten Links.

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098.

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