Project Description

Prozessdigitalisierung bei einem Unternehmen mit 800 Mitarbeitern.

Der Kunde operiert in einer Branche, die für extrem bürokratische und starre Prozesse und Strukturen bekannt ist. Dies ist nicht nur für Kunden, sondern auch für Mitarbeiter im Arbeitsalltag eine Belastung. Lesen Sie hier wie wir dem Unternehmen  dabei geholfen haben, seine Prozesse transparenter und effektiver zu gestalten.

Die Ausgangslage.

Der Beschaffungsprozess im Unternehmen wurde komplett analog abgebildet. So müssen beispielsweise Mitarbeiter bei der Anforderung eines neuen Arbeitslaptops händisch ein Formular ausfüllen und von den zuständigen Instanzen selbstständig die Genehmigungen einholen. Die Folgen davon?

  • Hoher Zeit- und Verwaltungsaufwand durch Zettelwirtschaft
  • Keine Nachvollziehbarkeit von erteilten Genehmigungen
  • Frustration bei Mitarbeitern und Kunden
Zettelwirtschaft
Digitaler Prozess

Unser Lösungsansatz.

Durch eine Digitalisierung des Beschaffungsprozesses entfallen lästige Laufwege intern und Entscheidungen können transparent nachverfolgt werden. Die beteiligten Personen werden automatisch informiert und es ist weniger bürokratischer Aufwand notwendig. Dazu ist der komplette Entscheidungsweg revisionssicher  dokumentiert. Es ist einsehbar, wer, wann und warum eine Freigabe erteilt hat oder nicht.

Die Umsetzung.

Mit der Einführung von Jira Software haben wir es dem Kunden ermöglicht den Beschaffungsprozess digital abzubilden. Jeder Mitarbeiter kann Tickets erstellen und Materialien anfordern. Anschließend durchläuft diese Anfrage die entsprechenden Instanzen. Für den Mitarbeiter sind alle Entscheidungen einsehbar und nachvollziehbar. Aus Führungssicht kann jede Entscheidung hinterfragt und bewertet werden, da jeder Schritt automatisch dokumentiert ist. Außerdem konnten die Durchlaufzeiten im Beschaffungsprozess deutlich verringert werden.

Freigabe
Freigabe

Weitere Leistungen.

Zusätzlich zur Digitalisierung haben wir dem Kunden geholfen, seine Prozesse schlanker zu gestalten. Denn die Einführung eines neuen Systems ist der optimale Zeitpunkt bestehende Prozesse zu überdenken und zu verbessern.Im Anschluss an die Einführung haben wir die verantwortlichen Mitarbeiter als Jira Administratoren geschult. So bleibt der Kunde im täglichen Umgang mit der Software unabhängig von uns. Nichtsdestotrotz bieten wir selbstverständlich weiteren Support an und nehmen individuelle Anpassen vor, die der Kunde nicht eigenhändig umsetzen kann.

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Prozessdigitalisierung
Florian Reingräber

Florian Reingräber

Ihr Ansprechpartner für Prozessdigitalisierung

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