Social Intranet: die wichtigsten Schritte bei der Einführung


Ein Social Intranet kann in der internen Unternehmenskommunikation viele Vorteile beinhalten – bei der Einführung aber auch Herausforderungen mit sich bringen.

Zum einen müssen alle Mitarbeiter mit relevanten Informationen versorgt werden, zum anderen sollte man Kollegen nicht mit Informationen überfluten und überfordern.
Ein Social Intranet kann hierbei helfen.

Wer profitiert von einem Social Intranet?

Social Intranet 1

In der privaten Nutzung sind viele von uns regelmäßig auf Facebook und Co. unterwegs. Soziale Medien haben dabei längst nicht nur unseren Alltag geprägt, sondern können unter anderem sogar das Stimmungsbild innerhalb einer Gesellschaft zu bestimmten Themen wiederspiegeln.

Diesen Zustand kann man ebenfalls auf ein laufendes Unternehmen beziehen. Denn auch hier werden Menschen täglich mit neuen Informationen beliefert. Es können Beobachtungen anhand des internen Informationsaustauschs über den Prozess von Projekten gemacht werden oder sogar Einblicke in das allgemeine Stimmungsbild innerhalb des Unternehmens liefern.

Ein unternehmensinternes Intranet ist zudem das perfekte Tool für ein funktionierendes Wissensmanagement und die interne Kommunikation innerhalb eines Unternehmens – vorausgesetzt es wird richtig genutzt. Ein Intranet ist im Prinzip nichts anderes als eine interne Webseite, auf der Informationen erfasst und freigestellt werden können. Diese Form der Kommunikation hilft Mitarbeitern beispielsweise ihre tägliche Arbeit ortsunabhängig erledigen zu können. Das Social Intranet erweitert quasi die klassische Variante des Intranets um zusätzliche soziale Funktionen, sodass sich alle Mitarbeiter miteinander vernetzen und Informationen bereitstellen können. Dadurch wird jeder Mitarbeiter zu einem potentiellen Autor, statt das Schreiben der Redaktion alleine zu überlassen.

Einführung eines Social Intranets

Einzelnen Abteilungen im Unternehmen können unterschiedliche Erwartungen an das Social Intranet haben. Während Mitarbeiter A relevante Informationen täglich für jeden anderen Kollegen zugänglich und öffentlich macht, arbeitet Mitarbeiter B mehr für sich und speichert Informationen und Daten eher lokal bei sich ab. So können auch ganze Abteilungen unterschiedlich reagieren: Die Kollegen aus der IT beispielsweise haben andere Anforderungen, als Mitarbeiter aus der Personalabteilung. Und diese wiederum, andere als die aus dem Marketing oder Vertrieb.
Die richtige Kommunikation beginnt daher bereits vor der Einführung eines Social Intranets und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter, unabhängig aus welcher Abteilung er kommt und welche Anforderung er hat, von der Nutzung informiert und dem Umgang aufgeklärt wurde.

Worauf Sie bei der Einführung eines Social Intranets achten müssen

1. Nennung der Anwendungsfälle

Die Vorteile eines Social Intranets sind nicht für jeden sofort ersichtlich. Welche Anwendungsgebiete es gibt, wie sie am besten genutzt und ausgeschöpft werden, ist einer der ersten Punkte, die innerhalb des Teams kommuniziert werden sollten. Gerade die Klärung der Fragen, wer von dieser Änderung schlussendlich profitieren soll und warum eine Einführung überhaupt erwägt wurde, vermittelt das Gefühl von Transparenz und dem Verständnis für interne Kommunikation.

2. Frühzeitige Technische Umsetzung

Verbinden Sie Ihre Systeme frühzeitig. Wenn Sie bereits mit einer Wikisoftware wie beispielsweise Confluence arbeiten, muss dieses Tool bei der Umsetzung mit eingebunden werden. Ein Social Intranet muss sowohl der Informationsvermittlung als auch der Förderung der internen Suche, gemeinsamen Interaktion und der Zusammenarbeit dienen. Diese neue Art der Kommunikation muss nicht nur vom Büro aus funktionieren, sondern auch vor Ort bei Kundenterminen oder innerhalb des Home Office. Die technische Einbindung des Social Intranets ist daher maßgebend für den fortlaufenden Erfolg.

3. Agiles Projektmanagement trifft Social Intranet

Besonders die Arbeit an Projekten innerhalb eines großen Teams ist von einem hohen Kommunikationsaufkommen betroffen. Dabei kommt es nicht selten trotz im Vorfeld klar definierter Kommunikationswege zu Missverständnissen, Verzögerungen oder schlecht informierten Projektmitgliedern. Halten Sie an Ihrer agilen Arbeitsweise fest und erweiterten Sie sie lediglich durch das Social Intranet. So können sich alle Beteiligten zu jeder Zeit und ortsunabhängig austauschen.

4. Vorbild sein

Es reicht nicht ein Social Intranet anzukündigen und einzuführen, wenn die Führungsebene keine Vorbildfunktion einnimmt. Sie muss den neuen digitalen Wandel vorleben und die Nutzung so attraktiv wie möglich machen.

5. Kommunikationsmaßnahmen

Genau wie bei der Einführung eines neuen Produkts kann es auch hier hilfreich sein die interne Werbetrommel zu rühren. Ihre Adressaten und potentielle Kunden sind in diesem Fall allerdings die eigenen Mitarbeiter. Denn genau diese Zielgruppe soll „Ihr Produkt“ im Nachhinein schlussendlich benutzen – und das täglich. Informieren Sie frühzeitig, stellen Sie sich möglich aufkommenden Fragen und bewerben Sie die Idee der Einführung eines Social Intranets.

6. Schulungen, Ansprechpartner und Richtlinien

Nicht jeder Mitarbeiter findet sich in einem neuen Tool schnell zurecht. Deshalb ist es wichtig iSocial Intranet 2n jeder Abteilung oder jedem Team motiviertes Personal zu schulen. Diese sollten klar als Ansprechpartner für Fragen kommuniziert werden. Zusätzlich sollten Richtlinien erarbeitet werden, die den Nutzern einen Rahmen geben, was im Social Intranet erfasst und wo Inhalte gespeichert werden sollten.

Möglicher Nutzen eines Social Intranets

Wie bereits angesprochen lässt sich das Social Intranet sehr stark mit den Konzepten des herkömmlichen sozialen Netzwerks vergleichen. Einige potentielle Möglichkeiten, die sich auf das Unternehmen übertragen lassen, wären zum Beispiel:

  • Firmenwiki – Tutorials für neue Mitarbeiter werden alle zentral an einem Ort gespeichert und eine Aktualität an Informationen gewährleistet

  • Suchfunktionen – Schnelle Informationsbeschaffung im Intranet

  • Gruppen – Für bestimmte Projekte können Gruppen als virtueller Projektraum dienen und sich so ortsunabhängig ausgetauscht werden

  • Blogbeiträge – Eine gute Gelegenheit um auf populäre Fragen oder Kommentaren einzugehen

  • Profilseiten – Gerade in großen Unternehmen sehr sinnvoll. Die wichtigsten Informationen zu jedem Mitarbeiter zur einfachen Kontaktaufnahme auf einen Blick

  • Chatfunktion – Nachrichten zur einfachen und schnellen Kommunikation unter Kollegen

Die Etablierung eines Social Intranets kann ein komplexes Projekt innerhalb der Unternehmenskommunikation sein. Unsere Checkliste dient dabei als erster kleiner Leitfaden für die Einführung einer neuen internen Kommunikationsplattform. Sollten Sie Fragen haben oder sich an Themen wie beispielsweise einem firmeninternen Wiki interessieren, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.