Ein Social Intranet in der Unternehmenskommunikation? Lohnt sich das? Was ist das überhaupt?
Die Nutzung sozialer Medien wie Facebook, Twitter, Instagram und Co. gehört längst zu unserem Alltag. Wir spiegeln dort unser Stimmungsbild wieder, machen auf Themen aufmerksam, bringen uns durch Kommentare in Diskussionen ein und liken und disliken was das Zeug hält. Doch kann diese Art der Kommunikation auch innerhalb eines Unternehmens funktionieren? Finden wir es heraus!
Social Intranet
Zunächst klären wir einmal, was ein Social Intranet überhaupt ist. Der Ursprung sollte dabei vielen bereits bekannt vorkommen: das Intranet. Für die, die damit noch nicht in Berührung gekommen sind: Das Intranet ist ein Ort, an dem Dateien, Dokumente und Scans abgelegt werden, um im Nachhinein nie wieder gefunden werden zu können. Denn so schön die Idee eines eigenen Netzwerks für interne Unterlagen klingen mag, viel zu oft sorgt eine falsche Umsetzung oder eine schlechte Weiterführung zu einem Friedhof an Megabytes. Schade eigentlich, denn ein funktionierendes Intranet bietet einem Unternehmen enorm viel Potential. Damit diese Möglichkeit der Unternehmenskommunikation effektiv genutzt wird, empfehlen wir Tools wie beispielsweise Confluence von Atlassian. Die zentrale Ablage von Dokumenten ist nämlich nur von Nutzen, wenn sie nachträglich auch wieder gefunden werden kann. Mit Hilfe von Confluence kann eine zentrale Ablage und das Erfassen von Informationen erfolgen. Dadurch sind die Daten für Mitarbeiter leicht zugänglich und im Nachhinein auch wieder auffindbar. Durch eine besonders gute und umfangreiche Suchfunktion findet man sogar die Dateien, von denen man nicht mal wusste, dass sie existieren. Confluence durchsucht nämlich auch angehängte PDF, Word, Power Point oder Excel Dokumente. Was macht das Intranet nun aber zum Social Intranet?
Der Unterschied
Früher wurden Dokumente einfach nur hochgeladen. Mit einem Social Intranet können die hoch geladenen Inhalte nun plötzlich kommentiert und über Inhalte diskutiert werden. Aus einem Monolog entsteht ein Dialog. Aus einem stillen Friedhof ein lebendiger Wald, indem ständig Vögel zwitschern. Hier einige wichtige Funktionen eines Social Intranets:
Firmenwiki und Suchfunktion
Das Intranet 2.0 kann Tutorials für neue Mitarbeiter zentral an einem Ort speichern und eine Aktualität an Informationen gewährleistet. Sämtliche Unterlagen, egal ob gerade wichtig oder eventuell erst in Zukunft relevant, werden an einem Punkt niedergelegt und können innerhalb von Confluence beispielsweise durch eine ausführliche Suchfunktion wieder gefunden werden.
Gruppen und Projekte
Für bestimmte Projekte können Gruppen als virtueller Projektraum dienen und sich so ortsunabhängig ausgetauscht werden. Besonders die Arbeit an Projekten innerhalb großer Teams ist meist von einem hohen Kommunikationsaufkommen betroffen. Dabei kommt es nicht selten trotz im Vorfeld klar definierter Kommunikationswege zu Missverständnissen, Verzögerungen oder schlecht informierten Projektmitgliedern. Halten Sie an Ihrer agilen Arbeitsweise fest und erweiterten Sie sie lediglich durch das Social Intranet.
Seiteneinträge und Blogbeiträge
In Confluence sind angelegte Seiten nicht nur reiner User generated Content. Sie sind mit Hilfe der Kommentarfunktion ein Ort für Diskussionen, Verbesserungsvorschlägen oder einfach nur simplen Kommentaren. Kein Freund der großen Worte? Liken und Disliken ist auf den erstellten Seiten ebenfalls möglich. Auch hier bedient sich das Social Intranet den Elementen der sozialen Medien und dem klassischen Intranet. Seiten oder Blogeinträge sind zum Beispiel eine gute Gelegenheit um auf populäre Fragen oder Kommentaren einzugehen. Durch den WYSIWYG- Editor in Confluence ist die Erstellung eines Beitrags darüber hinaus kinderleicht und besonders benutzerfreundlich.
Chatfunktion
Nachrichten zur einfachen und schnellen Kommunikation unter Kollegen sind wesentlich unkomplizierter und weniger zeitintensiv, als zu einem gemeinsamen Meeting zu bitten. Gerade bei schnellen Entscheidungen oder kurzfristig aufkommenden Unklarheiten ist eine Chatfunktion von großem Vorteil.
Fazit
Wir werden täglich mit Informationen konfrontiert, egal ob im Unternehmen oder privat in sozialen Medien. Mit Hilfe eines Social Intranets können Beobachtungen anhand des internen Informationsaustauschs über den Prozess von Projekten gemacht werden oder sogar einen Einblick in das allgemeine Stimmungsbild innerhalb eines Unternehmens liefern. Informationen werden transparent gemacht und Mitarbeiter werden stärker miteinander vernetzt. Diese Form der Kommunikation hilft Mitarbeitern beispielsweise ihre tägliche Arbeit auch ortsunabhängig erledigen zu können. Das Social Intranet mit Hilfe von Confluence erweitert dabei quasi die klassische Variante des Intranets um zusätzliche soziale Funktionen. Der Konsument wird in Confluence dabei plötzlich zum möglichen Produzenten. Das Social Intranet beinhaltet viele Vorteile, birgt bei der Einführung aber auch Herausforderungen. Die wichtigsten Schritte bei der Einführung eines Social Intranets können Sie hier nachlesen.
Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
