Wir sind zertifizierter COYO-Partner! Eine kurze Einführung in die Intranet-Software

“Moin moin, schön, dass ihr mit an Board seid!” – wenn wir so begrüßt werden, ist klar, dass eine*r unserer COYO-Ansprechpartner*innen am anderen Ende der Leitung spricht. Das Hamburger Unternehmen kam Anfang des Jahres mit der Frage auf uns zu, ob wir nicht eine Partnerschaft eingehen möchten und Beratungsleistungen rund um ihre Intranet-Software COYO anbieten können. Nach kurzem Austausch ging es ohne große Bürokratie dann schon bald an die Zertifizierung: Wir durften eine komplette COYO-Instanz zu einem selbst erdachten Use Case aufziehen. Das ausgebaute Social Intranet wurde dann von einer COYO-Mitarbeiterin bewertet.

 

Dank dessen sind wir nun zertifizierter COYO-Partner! Aber was ist COYO eigentlich? Wir stellen Ihnen das vielseitige Social Intranet einmal vor.

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In 5 Minuten erklären wir Ihnen, was COYO ist, welche Möglichkeiten die Social-Intranet-Lösung bietet und wie die ersten Tätigkeiten Ihres Arbeitstages mit COYO aussehen könnten.

Was ist COYO?

Um es in COYOs Worten zu sagen: Die Software bietet den Mitarbeitenden einer Firma eine “digitale Heimat”. COYO ist ein Social Intranet – Sie können es sich also vom Prinzip her ähnlich Facebook & Co. vorstellen: Es gibt Timelines anstelle von starren Websites, mittels Likes, Kommentaren und Emojis wird unkompliziert Feedback gegeben. Ein Chat dient dem gegenseitigen Austausch, Sie können Kollegen und Kolleginnen folgen und interaktive Features regen zur Beteiligung an.

 

COYO setzt sich zusammen aus der Webanwendung – optimal für den Zugriff über einen Desktop-Arbeitsplatz – und einer App, mit der auch Front-Worker ohne festen Arbeitsplatz bequem übers Tablet oder Smartphone auf dem Laufenden bleiben.

 

Bei COYO handelt es sich um eine Cloud-Lösung, die DSGVO-konform gehostet wird. Der Aufbau geschieht nach dem Baukastenprinzip – es ist also keine Programmierarbeit notwendig, sondern die Gestaltelemente können bequem per Drag & Drop hinzugefügt und eingerichtet werden. Die Oberfläche ist sehr ansprechend gestaltet und natürlich auch noch individuell anpassbar, beispielsweise ans Corporate Design Ihrer Firma.

Wie ist COYO aufgebaut?

Nach dem Login gelangt man zunächst auf eine Startseite. Dynamische Inhalte, wie beispielsweise die persönliche Timeline, befüllen sich für jeden User individuell mit Beiträgen aus abonnierten Communities sowie Seiten, Kollegen und Kolleginnen, denen ich folge.

Die eigentlichen Inhalte liegen in eben jenen Seiten und Communities. Seiten sind in ihrem Aufbau etwas starrer und dienen mehr der Information, es kann darin aber durchaus auch Interkation stattfinden.

Communities dienen noch gezielter dem Austausch und der Zusammenarbeit.

In den Seiten und Communities stehen sogenannte Apps und Widgets zur Verfügung, mit denen sie ausgestaltet werden. So können Sie der Firmen-Seite die Blog-App zufügen, der Freizeit-Community die Forums-App oder auf der Marketing-Seite das Download-Widget für die Firmenlogos verwenden.

 

Hinter Events verbergen sich, wie der Name schon sagt, Termine bzw. Veranstaltungen inklusive Teilnahmeverwaltung. Diese können von Einzelpersonen wie auch Seiten bzw. Communities erstellt werden – beispielsweise kann die Jogging-Community zum Stadtlauf einladen. 

 

COYO bietet auch noch weitere Features: Über die Suche können sogar hochgeladene Dateien und Chats durchsucht werden. Im Launchpad, eine Art Lesezeichen-Sammlung, können Quick-Links hinterlegt und so Absprungpunkte zu anderen Softwares, hilfreichen Webseiten etc. geboten werden. Benachrichtigungen über Aktivitäten werden in der Navigationsleiste unter dem Glocken-Symbol angezeigt. Das filterbare Personenverzeichnis dient dazu, schnell den richtigen Ansprechpartner zu finden oder einfach mal in den User-Profilen zu stöbern. Und natürlich können eigene Profileinstellungen vorgenommen werden.

Zudem liefert COYO einen Chat mit, in dem Sie sich einzeln mit anderen Usern austauschen oder auch Gruppen-Chats erstellen können. Dieser kann übrigens auch deaktiviert werden, wenn Sie schon ein anderes Chat-Tool im Unternehmen nutzen. Selbstverständlich hinterliegt in der Administration ein Rechtekonzept, mit dem feingranular gesteuert werden kann, wer was darf.

Was sind typische Use Cases?

COYO ist sehr flexibel einsetzbar und kann an die verschiedensten Anforderungen angepasst werden. Typisch sind aber vor allem folgende vier Szenarien:

Spielen Sie Informationen gezielt an die Personen aus, die Sie erreichen möchten 

Ihr Unternehmen ist groß und die verschiedenen Abteilungen kommunizieren wenig untereinander? Sie haben mehrere Standorte? Für unternehmensweite Informationen gibt es keinen guten Kanal? Dann lässt sich das mit COYO gut lösen. Sie können User auf bestimmte Inhalte “auto-abonnieren”, sodass sie die hier ausgespielten Informationen in Zukunft nicht mehr verpassen. Spezifischere Kanäle können mittels Seiten und Communities realisiert werden, zu denen Mitglieder zugefügt bzw. eingeladen werden können. Aber auch von sich aus interessierte Mitarbeiter können diesen Seiten folgen bzw. den Communities beitreten. Dabei ist selbstredend steuerbar, ob eine Seite bzw. Community von allen gesehen werden kann, man eine Anfrage zum Beitritt stellen muss oder nur von den jeweiligen Admins ausgewählte User. Des weiteren können die User noch selbst festlegen, ob sie einzelnen Usern folgen möchten oder gewisse Hashtags abonnieren. 

Ermöglichen Sie Kollaboration und Projektarbeit

Eine fruchtbare Zusammenarbeit benötigt unter anderen den passenden (digitalen) Raum. Gerade Communities bieten genau das: Unkomplizierte Kommunikation, komfortabler Austausch von Dateien, eine Aufgabenverwaltung in Form von To Do Listen, Ablage von Besprechungsnotizen und vieles mehr. Hierbei können auch verschiedene Rechte eingestellt werden, falls nicht alle Projektmitarbeiter alle Tätigkeiten ausüben können sollen. Kleines Schmankerl: COYO liefert sogar eine Berechtigungs-Rolle für externe Mitarbeiter mit. So können Sie User zufügen, die sich problemlos in die Arbeitsgruppen einfügen, dabei aber nicht zu viel der Firmen-internen Inhalte sehen.

Optimieren Sie Ihre Unternehmenskultur und erhöhen die Mitarbeiterbindung und das Employee Engagement

Dank des sozialen Charakters des Tools und der emotionalisierten Bereitstellung von Inhalten wird die persönliche und wertschätzende Kommunikation gefördert. Ein Like ist schnell gesetzt und wird sicherlich eher verteilt, als dass man zum anderen Bürogebäude geht, nur um seinem Kollegen zu sagen, dass er einen interessanten Blogartikel geschrieben hat. Der vermehrte, abteilungs-, hierarchie- und standortübergreifende Austausch stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und erhöht die emotionale Bindung Ihrer Mitarbeiter ans Unternehmen. Außerdem können sich die Mitarbeiter leichter Gehör verschaffen und mehr mitgestalten – denn auch über die sonst oft hürdenvollen Hierarchie-Ebenen hinweg ist mit einem Post oder einem Kommentar schnell Anregung und Meinungsaustausch möglich.

Bieten Sie eine Informationsplattform und Wissensdatenbank

In COYO können Informationen und Kurzanleitungen denkbar einfach abgelegt werden. Die Suche ermöglicht dann schnelles Wiederfinden – dank diversen Filtermöglichkeiten und Durchsuchung aller Inhalte in COYO. Typische Beispiele für die Bereitstellung von Informationen sind der Unternehmens-Styleguide, der vom Marketing abgelegt wird, oder Anleitungen zu tagtäglichen PC-Fragen wie “Wie setze ich mein Passwort zurück?”, damit Sie diese Anfragen direkt bei der IT reduzieren.

Sie möchten mehr über COYO erfahren? Dann schauen Sie doch einmal hier vorbei.

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