In diesem Blogbeitrag geht es um Neuerungen und Verbesserungen rund um die E-Mail-Benachrichtigungen für Vorgänge und Projekte in der Jira Cloud. Bisher gab es in Jira nicht viele Optionen, wenn es darum ging, eigenständig festzulegen, welche Benachrichtigungen Sie per E-Mail erhalten möchten und welche nicht. Daher hat Atlassian in Jira Cloud den Benachrichtigungen einen eigenen Bereich gegeben, der Ihnen viel mehr Optionen zur individuellen Konfiguration bietet. Wo Sie diesen Bereich finden und was Sie dort alles einstellen können, erklären wir Ihnen unten.
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Mehr InformationenBenachrichtigungseinstellungen anpassen
Von jetzt an haben Sie die Möglichkeit, in den persönlichen Einstellungen sowohl für die Benachrichtigungsfunktion in Jira selbst als auch für Benachrichtigungen per E-Mail, individuelle Einstellungen vorzunehmen.
Diese Einstellungen wirken wie ein Filter für die von Admins eingestellten Projektbenachrichtigungen. Angenommen, laut Projektbenachrichtigungen erhalten Sie eine E-Mail, wenn Ihnen ein Vorgang zugewiesen wurde. Nun können Sie bei diesem Punkt den Haken in der Spalte rechts E-Mail entfernen und Sie erhalten die Benachrichtigung per E-Mail künftig nicht mehr.
Umgekehrt ist es jedoch so, dass Sie nur Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren können, die auch tatsächlich in den Projektbenachrichtigungen von den Admins eingestellt wurden. Falls die Benachrichtigung für das Zuweisen eines Vorgangs gar nicht im Projekt konfiguriert wurde, können Sie diese auch nicht durch Ihre persönlichen Benachrichtigungseinstellungen aktivieren. Ebenso haben alle Änderungen, die Sie in Ihren persönlichen Einstellungen vornehmen, keine Auswirkung auf die Benachrichtigung anderer Personen oder Projekte. Durch diese neue Funktion haben Sie die Option, die Flut an E-Mails zu reduzieren und sich nur über bestimmte, für Sie interessante Ereignisse informieren zu lassen. Vor allem, dass man bestimmte Benachrichtigungen per E-Mail zu einer Benachrichtigung in Jira selber verlagern kann, finden wir sehr praktisch.
Persönliche und projektspezifische Einstellungen
Bei diesen persönlichen Einstellungen für Benachrichtigungen unterscheidet man auch zwischen Standard-Benachrichtigungseinstellungen und Projektbenachrichtigungen. Die Standardeinstellungen greifen quasi immer bei jedem Projekt, außer Sie haben individuelle Projektbenachrichtigungen eingestellt. Diese überschreiben dann für das jeweilige Projekt die Standardeinstellungen. Wenn Sie grundsätzlich nicht über neu erstellte Vorgänge informiert werden möchten, dann deaktivieren Sie diese Benachrichtigung in den Standardeinstellungen. Wenn es jedoch ein Projekt gibt, bei dem Sie über neu erstellte Vorgänge informiert werden möchten, dann legen Sie dafür einfach individuelle Projektbenachrichtigungen an und aktivieren dort diese Benachrichtigung. Ihre Standardeinstellungen werden daraufhin durch die Projektbenachrichtigung überschrieben. Von diesen projektspezifischen Benachrichtigungen können Sie aktuell bis zu 50 Stück anlegen.
Für Administratoren hat diese neue Funktion im Wesentlichen keine großen Auswirkungen. Denn diese können auch weiterhin Ihre Benachrichtigungseinstellungen konfigurieren, um die Gruppen, User, Rollen etc. zu definieren, die eine Benachrichtigung für die angegebenen Vorgangsereignisse erhalten sollen. Allerdings haben Benutzer:innen durch Ihre persönlichen Präferenzen die Kontrolle darüber, ob Sie eine E-Mail erhalten wollen oder nicht. Benutzereinstellungen bilden einen zusätzlichen Filter zu den Benachrichtigungseinstellungen eines Projekts.
Änderung für Administratoren
Noch ein Hinweis zum Schluss: Im Zuge der Umstellung auf das neue Benachrichtigungsmodell hat Atlassian das Verwaltungstool „Notification Helper“ entfernt. Stattdessen müssen sich Administratoren im Namen eines anderen Users einloggen, um dessen Benachrichtigungseinstellung anzuzeigen. So kann bei möglichen Benachrichtigungsfehlern seitens der Admins weiterhin geholfen werden. Eine Funktionsanfrage zur Bereitstellung eines Protokolls für ausgehende Jira-E-Mails ist ebenfalls in Prüfung. Damit könnten Benutzer:innen ein weiteres Tool zur Fehlerbehebung bei der Zustellung von E-Mail-Benachrichtigungen bereitgestellt werden.
Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
