Die Einführung eines Unternehmenswikis bedarf einiger Vorbereitung und Planung. Um ein Wiki erfolgreich einführen und auch fortführen zu können, sind die Mitarbeitenden von elementarer Bedeutung: Sie sollen das Wiki schließlich nutzen und mit ihrem Wissen füllen. Daher ist wichtig, die Mitarbeitenden von Beginn an mit einzubeziehen und zu motivieren. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie bei einer Wiki-Einführung Ihre Mitarbeitenden gezielt mitnehmen können, haben wir in diesem Beitrag wertvolle Tipps für Sie.
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Mehr InformationenEine hilfreiche Verbildlichung bietet eine Pyramide aus Motivationsfaktoren. Diese wollen wir im Folgenden gemeinsam erarbeiten.
Sie starten zunächst mit einem Status Quo, einem Ist-Zustand. Zum Beispiel ist in Ihrer Firma noch kein Unternehmenswiki vorhanden, oder ein veraltetes und nicht mehr benutztes Wiki liegt vor, oder Sie arbeiten in Datei-Ablagepfaden – oder ähnliches. Von diesem Status Quo möchten Sie zu einem Soll-Zustand gelangen, der bezogen auf die späteren Wiki-Mitarbeitenden ein gewünschtes Zielverhalten derselben bedeutet. Zum Beispiel, dass die Mitarbeitenden bei Fragen aktiv im Wiki nachschlagen und dieses auch selbst um Inhalte bereichern. Sie möchten also eine nachhaltige Verhaltensänderung bewirken.
Vom Status quo zum Zielverhalten gelangen Sie schematisch heruntergebrochen in 4 Stufen. In jeder Stufe steht Ihnen ein Interventionsfeld zur Verfügung – hier geben wir Ihnen praktische Tipps an die Hand, wie Sie Ihre Mitarbeitenden in die gewünschte Verhaltensstufe mitnehmen.
Stufe 1: Kennen
Die erste Stufe, die Sie dazu erklimmen müssen, ist das Kennen. Den Mitarbeitenden muss bekannt gemacht werden, dass es ein Wiki geben wird. Dies sollte möglichst frühzeitig geschehen, und wiederholt. So gewöhnen sie sich langsam aber sicher, vielleicht sogar mehr unterbewusst als bewusst an den Gedanken. Einzelne Mitarbeitende können bzw. sollten sogar in den Entscheidungsprozess und den Aufbau mit einbezogen werden.
Der Schlüssel hierzu ist Kommunikation: Stellen Sie Informationen über das Wiki bereit und bleiben Sie transparent bei den Entwicklungen. Hier bieten sich klassische Info-Materialien wie Flyer oder Rundmails an, aber auch unkonventionelle Mittel wie richtiges Wiki-Merchandising sind einsetzbar.
In den beiden verlinkten Videos finden Sie 5 spannende Ideen zum Wiki-Marketing sowie mehr zu Pilotprojekten, welche ebenso sehr wertvoll für diese erste Stufe sind.
Stufe 2: Können
Die zweite Stufe ist die des Könnens.
Die Mitarbeitenden müssen für die Arbeit im Wiki qualifiziert werden. An sie werden neue Anforderungen gestellt und sie sollten dafür gewappnet sein. Klassisch als Einstieg sind hier Schulungen mit gemeinsamen Übungen. Und für später aufkommende Fragen sollte ebenso vorgesorgt sein: Dokumentationen zum Nachschlagen, idealerweise in der Wiki-Software selbst abgelegt, vereinen gleich mehreres auf einmal: Sie dienen der weiteren Qualifikation aufgrund ihrer Inhalte und weil die Mitarbeitende dabei gleichzeitig das Wiki selbst nutzen. Zudem können sich die Mitarbeitende hier beteiligen, indem sie Inhalte optimieren oder ergänzen und so ihr selbst erlerntes Wissen wieder weitergeben.
Hilfreiche Tipps für die erst Wiki-Schulung geben wir Ihnen in unserem Video zu No-Go’s und Empfehlungen für Schulungen.
Stufe 3: Sollen
Kommen wir zu Stufe 3: Das Sollen. Wenn die Nutzung und die Arbeit im Wiki nicht klar als Ziel definiert wird, wird keine Mitwirkung stattfinden – das ist über den Faktor der Organisation möglich. Hierbei ist kein Zwang gemeint, sondern dass die Rahmenbedingungen geschaffen werden müssen, unter denen eine Wiki-Mitarbeit möglich wird. Ressourcen müssen zur Verfügung gestellt werden – die Mitarbeitenden bekommen nicht noch eine Aufgabe „on top“, sondern werden aktiv an anderen Stellen entlastet und Mitwirkung im Wiki positiv bewertet. Es empfiehlt sich auch, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen: Wer pflegt das Wiki technisch, wer ist Ansprechpartner bei Fragen und Problemen, wer hat welchen Bereich inhaltlich im Blick. Halten Sie das – gerne im Wiki – in Organigrammen fest, und tauschen Sie sich bei regelmäßigen Treffen aus.
Welche Spielregeln für eine gute Zusammenarbeit in einem Wiki hilfreich sind und was gute und sinnvolle Wiki-Inhalte auszeichnet, erklären wir Ihnen in den verlinkten Videos.
Stufe 4: Wollen
An letzter Stelle steht das Wollen. Mit allen, bis hierhin erklommenen Stufen und eingesetzten Maßnahmen haben die Mitarbeitenden am Ende idealerweise eine innere Motivation aus sich heraus, im Wiki mitzuarbeiten. Ab dann wird das Wiki zum Selbstläufer.
Dazu tragen Punkte wie ein angenehm gestaltetes Look & Feel und eine nutzerfreundliche Navigation bei. Letzterer Punkt ist sozusagen ein Dauerbrenner, der auch einer stetigen Eigenrevision unterliegt.
In den verlinkten Videos gehen wir ausführlich auf den kontinuierlichen Betrieb und die Pflege eines Wikis ein, bzw. geben Empfehlungen für den Aufbau eines gut strukturierten Wikis.
Und somit sind wir an der Spitze angelangt!
Die Pyramide bietet eine gute Orientierungsmöglichkeit, den Neuaufsatz eines Wikis gezielt durchzuführen. Mit den besagten Schritten und Mitteln bereiten Sie die Mitarbeitenden bestmöglich darauf vor, am Ende gemeinsam das volle Potenzial aus dem Wiki auszuschöpfen.
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Falls Sie weitere Fragen zum Thema Wiki bzw. Wissensmanagement allgemein oder auch zur Wiki-Software Confluence haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
