Wissensmanagement: Definition, Tools, Vorteile

Organisieren Sie Informationen in Ihrem Unternehmen und machen Sie Wissen für alle im Team zugänglich.

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Was ist Wissensmanagement?

Eine weitverbreitete und anerkannte Definition lautet

„Wissensmanagement umfasst alle Verfahren, Methoden und Instrumente, die einen systematischen Umgang mit Wissen in allen Bereichen des Unternehmens unterstützen, um die Leistungsfähigkeit der Geschäftsprozesse zu verbessern und somit zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.“

Peter Heisig (2005)

Laut dem Wirtschaftslexikon Gabler umfasst Wissensmanagement weit mehr als lediglich Informationsmanagement. Informationen bilden die Basis, um Wissen generieren zu können. Erst, wenn die gesammelten Informationen mit dem eigenen vorhandenen Wissen verknüpft werden, entsteht Wissen. Wissen unterscheidet sich in die zwei Dimensionen: explizit und implizit. Explizites Wissen ist reproduzierbar und logisch für jeden nachvollziehbar. Problemlos kann es mit formaler, systemischer Sprache wie z. B. Wörter und Zahlen vermittelt werden. Hingegen implizites Wissen entsteht durch die subjektiven Wahrnehmungsprozesse von Menschen. Es hängt von individuellen Handlungen, Verpflichtungen und erlernten Erfahrungen der einzelnen Mitarbeitenden ab und wie sie diese im Kontext umsetzen. Doch alleine diesen beiden Ausprägungen führen nicht zu einem organisatorischen Wissen. Erst wenn alle Mitarbeitenden koordiniert zusammenarbeiten und ihre individuellen Kenntnisse in unternehmensrelevante Kontexte übertragen, entsteht organisatorisches Wissen.

Wie lässt sich Wissensmanagement in die Praxis übertragen?

Hier ein Beispiel:

Die Unternehmensziele werden durch die stetig ablaufenden Geschäftsprozesse erreicht – so wird beispielsweise das Unternehmensziel der Umsatzsteigerung u. a. durch den gesamten Vertriebsprozess erreicht.

Um die Geschäftsprozesse erfolgreich durchführen zu können, wird Wissen benötigt. So ist zum Beispiel im Vertriebsprozess das Wissen über solcherlei „Banalitäten“ wie den Versand von E-Mails mit Angeboten genauso vonnöten wie das – schon weniger greifbare – „Wissen über den Kunden“. Und auch technisches und prozessorientiertes Know-how über die Fertigung des Produkts gehört dazu.

Dieses Wissen muss zunächst überhaupt einmal im Unternehmen erzeugt werden. Daraufhin muss es in irgendeiner Form gespeichert und im Unternehmen verteilt werden, damit es letztlich von den entsprechenden Mitarbeitern angewendet werden kann.

Genau diese wissensbezogenen Aktivitäten unterstützt Wissensmanagement.

Wissensmanagement im Unternehmen

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Konkret bewirkt ein gutes Wissensmanagement, dass Wissen schnell und einfach zugänglich ist. Dies geschieht beispielsweise dadurch, dass es an einer zentralen Stelle gesammelt wird und übersichtlich präsentiert wird sowie verständlich aufbereitet vorliegt. Zudem führt gutes Wissensmanagement dazu, dass auch mehrere Mitarbeitende ohne große Reibungsverluste miteinander arbeiten können. Typischerweise wird Wissensmanagement in die drei Rahmenbedingungen Organisation – Mensch – Technik eingebettet.

Organisation

Hinsichtlich der Organisation sind Strukturen und Prozesse notwendig, die den erfolgreichen Umgang mit Wissen in keinem Fall behindern, bestenfalls sogar fördern. So dienen beispielsweise regelmäßige Update-Treffen innerhalb Abteilungen zum Austausch über gemachte Erfahrungen, aus denen dann alle lernen können.

Mensch

Mit der Rahmenbedingung Mensch ist die Motivation und das Verständnis über die Bedeutung von Wissen(smanagement) der einzelnen Individuen gemeint. Diese sind entscheidend über den Erfolg des Wissensmanagements: Bei einer Unternehmenskultur, in der eigenes Wissen in der Hoffnung auf einen persönlichen Vorteil nicht geteilt wird, nützt auch das beste Intranet nichts.

Technik

Auf technischer Ebene können Hard- und Software das Praktizieren von Wissensmanagement gezielt unterstützen. Vom einfachen Server für den zentralen Zugriff bis hin zum Unternehmenswiki auf Basis von beispielsweise Confluence eröffnen sich hier Möglichkeiten.

Was versteht man unter einem Unternehmens-Wiki?

Ein Unternehmenswiki ist eine webbasierte Plattform, die es Mitarbeitenden ermöglicht, Informationen über ein Unternehmen und deren interne Informationen zu teilen, zu organisieren und zu bearbeiten. Es ähnelt einem traditionellen Wiki, wie z. B. Wikipedia, jedoch ist es auf die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens zugeschnitten.

Typischerweise können Mitarbeitende in einem Unternehmenswiki Informationen zu verschiedenen Themen wie Unternehmensrichtlinien, Arbeitsprozessen, Produkten und Dienstleistungen, Projekten, Mitarbeiterprofilen usw. erstellen und bearbeiten. Diese Plattformen fördern die Zusammenarbeit, indem sie eine zentrale Wissensdatenbank schaffen, auf die alle Mitarbeitende zugreifen können.

Unternehmenswikis können verschiedene Funktionen bieten, wie z. B. die Möglichkeit, Inhalte zu kommentieren, zu taggen, zu durchsuchen und zu verlinken. Sie dienen oft auch als Archiv für vergangene Projekte und Entscheidungen und können so dazu beitragen, dass Informationen im Unternehmen nicht verloren gehen und leicht zugänglich sind.

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Die Vorteile von professionellem Wissensmanagement

Erfolgreiche Einarbeitung

Neue Mitarbeiter:innen arbeiten sich schneller und selbstständiger ein. Bei Fragen und Problemen finden sich schneller die richtigen Ansprechpartner:innen.

Prozesse dokumentieren

Die Unternehmensprozesse sind dokumentiert und für jeden zugänglich. Dadurch gibt es klare Arbeitsanweisungen und Fehler werden vermieden.

Schnelles Finden von Informationen

Altbewährtes Wissen wie auch neues Wissen ist für jeden zugänglich und auffindbar. Sie können auf vergangene Erfahrungen zurückgreifen.

Von überall Zugriff

Abteilungs- bzw. standortübergreifende Arbeit ist einfach möglich. Außerdem wird die kollaborative Arbeit unterstützt.

Wissensmanagement Tools

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Wie oben beschrieben, ist bei der Einführung bzw. dem Praktizieren von Wissensmanagement – unter anderem – die Technik ein wichtiger Aspekt. Wir haben uns hier auf die Software Confluence spezialisiert. Confluence ist eine Wiki-Software, die als Unternehmenswiki hauptsächlich für die Kommunikation und den Wissensaustausch in Unternehmen und Organisationen verwendet wird. Confluence ermöglicht es Benutzern, Wissensdatenbanken, Dokumentationen, Handbücher, Berichte und andere Arten von Inhalten zu erstellen und zu pflegen. Diese Inhalte können von Teammitgliedern leicht durchsucht und aktualisiert werden, wodurch ein zentraler Ort für die Speicherung und den Zugriff auf Informationen geschaffen wird. Confluence unterstützt Sie perfekt in der Umsetzung der Anforderungen, die sich aus dem Wissensmanagement ergeben.

Ziele im Wissensmanagement	Feature von Confluence
Speicherung von Wissen…	Ablage & Backup-Funktionalitäten
… in angemessener Qualität und	Templates, Einbindung unterschiedlicher Formate (Videos, Schaubilder, Echtzeit-Synchronisation)
per systematischer Ablage	Klare Hierarchien in Bereichen und Seiten
zur schnellen Auffindbarkeit von Wissen.	Verlinkung, Verschlagwortung & Suchfunktion

Anforderungen an Wissensmanagement Tools

Wünsche ans Wissensmanagement-System	Arbeiten mit Confluence
Einfacher Zugang	Über Internet oder Intranet, intuitiv und einfach zu bedienen
Schutz vor unbefugtem Zugriff	Anonymer Zugriff kann wahlweise unterbunden oder (eingeschränkt) erlaubt werden
Selektiver Zugang	Rollen- und Rechtekonzept
Kollaboration & Kommunikation	Unternehmens- bzw. bereichsübergreifend einsetzbar, Kommentar- und Like-Funktionalitäten
Plattform- / Ortsunabhängigkeit	Webbasiert (statt lokaler Installation auf jedem Rechner)
Schnittstellen	Verknüpfungen zu anderem Content und anderen Systemen möglich (z. B. Office-Dateien, Jira)
Schafft Transparenz	Versionierung

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