Wir starten unsere neue Blogbeitrag-Reihe: „Use Cases mit Confluence”. Mit dieser Reihe zeigen wir Ihnen typische Use Cases aus dem Business-Alltag. Welchen Anforderungen begegnet man bei dem jeweiligen Use Case, und wie können Sie diese mit Confluence lösen.
In diesem Beitrag geht es um den Confluence Use Case Wissensmanagement. Darunter versteht man die Ablage und Dokumentation jeglichen Wissens. Wir zeigen Ihnen, wie Confluence als zentrale Knowledge Base aussieht und sich erfolgreich zum Firmen-Wiki etabliert.
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Falls das Thema Wissensmanagement noch komplett neu für Sie ist, empfehlen wir Ihnen vorab eines unserer vorherigen Videos, in welchem wir nochmal auf die Basics eingehen.
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Mehr InformationenKernthemen des Wissensmanagements
Diese drei Kern-Themen werden beim Wissensmanagement betrachtet:
- Wissen ablegen und wiederfinden
- Wissen erstellen und pflegen
- Wissen gemeinsam weiterentwickeln und nutzen
Wissen ablegen und wiederfinden
Zunächst einmal sollte Wissen strukturiert abgelegt werden. Dazu bietet Confluence die sogenannten Bereiche als Container, um Wissen grob einzuteilen.
Angenommen, Sie möchten mehr zum Marketing-Team und dem Thema Offline-Marketing erfahren. Dann gehen Sie ins Bereichsverzeichnis.
Wenn Sie mehr über ein Team wissen wollen, filtern Sie nach der gleichnamigen Bereichskategorie.
Hier finden Sie einen Bereich namens „Marketing“.
Danach springen Sie in den Bereich ab und sehen hier auf der Bereichsstartseite bereits einige generelle Infos.
In der linken Randleiste finden Sie neben hilfreichen Verknüpfungen die Seitenhierarchie – das Herzstück in Confluence.
Denn auf den Seiten werden die eigentlichen Inhalte abgelegt. Dank der Seitenstrukturen sind sie übersichtlich geclustert. Dort können Sie sich weiter durchklicken in die Aufgabenbereiche.
Natürlich ist das Wiederfinden von Wissen eine ganz zentrale Anforderung an eine Wissensdatenbank. Neben dem eben gezeigten Weg über die Wissensstrukturen, ist die Suche das globale Instrument zum Finden von Informationen.
Zum Beispiel können Sie nachsehen, was Sie alles bei einem Urlaubsantrag beachten müssen. Mit diesem Suchbegriff und ggf. Filtern zum weiteren Verfeinern der Suche, finden Sie so die passende Seite.
Wissen ist ein komplexes Netzwerk. Um diesem technisch gerecht zu werden, bietet Confluence Verlinkungen an. So kann man von einer Info schnell zur nächsten Info abspringen, die für das Gesamt-Verständnis noch fehlt.
Die Verlinkungen können dabei manuell angelegt sein, oder Sie nutzen die sogenannten Stichwörter bzw. Labels. Mit Stichwörtern können Sie in Confluence Inhalte übergreifend, über die hierarchischen Strukturen hinweg, klassifizieren.
Dank des hier gesetzten Stichworts „jira_basics“ wird diese Link-Liste automatisch und dynamisch generiert und aktualisiert sich selbstständig, wenn beispielsweise ein weiterer Inhalt mit demselben Stichwort versehen wird.
Nun kann es sein, dass Sie in einem Wissensmanagement-System auch Inhalte ablegen wollen, die nur für einen eingegrenzten Personenkreis bestimmt sind oder nicht von jedem bearbeitet werden dürfen. Dafür gibt es in Confluence eine ausgefeilte Rechteverwaltung – so wird in diesem Beispiel dem linken User, welcher Mitglied in der Geschäftsführung ist, der gleichnamige Bereich angezeigt, während dem rechten User dieser nicht erscheint.
Auch auf einzelnen Seiten können Sie Unterscheidungen treffen: Der linke User darf diese Seite bearbeiten, der rechte aber nicht. Den Seitenbaum darunter sieht der rechte User gar nicht.
Wissen erstellen und pflegen
Das zweite Kernthemen vom Confluence Use Case Wissensmanagement ist die Erstellung und Bearbeitung der Inhalte. Damit dies so wenig wie möglich Zeit während des Arbeitsalltags kostet, sollten Inhalte schnell und einfach erstellt werden können. Hierbei unterstützt Confluence mit einem intuitiv bedienbaren Editor. Mit den sogenannten Makros können Sie Inhalte noch schicker und intelligenter gestalten.
Wenn sich die neu anzulegenden Inhalte stark ähneln, können Sie Vorlagen nutzen. Viele Vorlagen werden schon vom System mitgeliefert. Sie können natürlich auch eigene Vorlagen erstellen.
Oft ist Wissen bereits in Form von Dateien vorhanden. Vielleicht haben Sie eine fertige Firmen-Präsentation, welche die wichtigsten Eckdaten der Firma beinhaltet, oder ein PDF-Antragsformular usw. Auch diese Dateien finden in Confluence ihren Platz und können als sogenannte Anhänge an Seiten hochgeladen und von hier auch wieder heruntergeladen werden.
Sprich: In Confluence ist schnell ein Bild, ein PDF, eine PowerPoint etc. eingefügt. Bei Standardformaten rendert Confluence sogar eine Vorschau. Den Inhalt textbasierter Anhänge durchsucht Confluence übrigens in der Suche mit.
Zur fehlerfreien Erledigung von wiederkehrenden Tätigkeiten sind oft Checklisten sehr hilfreich – auch diese gibt es in Confluence.
Nun kommt mit fortschreitender Zeit natürlich irgendwann der Punkt, an dem die ins System eingestellten Inhalte auch gepflegt werden müssen. Sprich: Veraltete Inhalte sollten entfernt oder aktualisiert werden. Zum Aussortieren gibt es in Confluence die Optionen, Seiten oder Bereich zu archivieren, sowie endgültig zu löschen. Über Automationen können Sie zudem beispielsweise den oder die Seitenersteller:in nach einer gewissen Zeit, in der eine Seite nicht aktualisiert wurde, per Mail darüber informieren, dass die Seite auf Aktualität geprüft werden soll. Oder ein Archivieren bzw. Löschen automatisiert ausführen lassen.
Wissen gemeinsam weiterentwickeln und nutzen
Die Befüllung, Nutzung und Pflege eines Wissensmanagements obliegt nie nur einer Person. Das Beste ist, dass sich daran alle beteiligen. Jeder bringt sein Wissen und seine Kompetenzen ein, damit für alle der größte Mehrwert entsteht.
Um die Kollaboration miteinander zu unterstützen, bietet Confluence diverse Funktionen. Gefällt Ihnen eine bestimmte Confluence Seite, können Sie auf der Seite ein entsprechendes Emojis als Reaktion hinterlassen.
Sie können einzelne Seiten bequem über Confluence mit Ihren Kolleg:innen teilen. Die Person erhält dadurch sowohl eine Mail als auch eine Benachrichtigung unter dem Glöckchen samt Link zum geteilten Inhalt.
Außerdem können mehrere Personen gleichzeitig an Seiten arbeiten. Oben rechts sehen Sie alle gerade im Editor befindlichen Personen. Anhand der Farbe und dem Buchstaben bekommt jeder Benutzer:in eine Zuordnung zu den Cursorn. Die Änderungen aller sind in Echtzeit sichtbar.
Die Kommunikation über einen Wissens-Inhalt sollte direkt am Inhalt selbst erfolgen, damit sie für alle transparent nachvollziehbar ist, und nicht in einem E-Mail-Austausch, einem Chatverlauf etc. verstreut ist. Dies geht in Confluence über Kommentare: Zum Beispiel könnten Sie vorschlagen, die Anleitung um einen Abschnitt zu ergänzen, in welchem das Ändern des Profilbilds erklärt wird. Damit die für den Inhalt verantwortliche Person den Vorschlag in jedem Fall mitbekommt, erwähnt man sie mit einem @mention.
Mit einigen Likes drücken Kolleginnen und Kollegen ihre Zustimmung zu dem Vorschlag aus. Der Redakteur arbeitet die Optimierungen ein und kommentiert das Update auf die gleiche Weise. Für punktuellere Anmerkungen gibt es die sogenannten Inline-Kommentare.
Zu guter Letzt sollten in einem lebendigen, bestenfalls stetig wachsenden System, Optionen zur Selbstorganisation vorhanden sein, damit man die jeweils relevanten Inhalte jederzeit schnell wiederfinden und im Blick behalten kann. Über den Stern in Confluence markieren Sie zum Beispiel Seiten als Favoriten, um sich eine individuelle Link-Liste zusammenzustellen.
Wenn man über Änderungen an einem Inhalt informiert werden möchte, startet man die Beobachtung des Inhalts.
Sie haben nun einen umfassenden Einblick erhalten, welche Themen zum Use Case Wissensmanagement gehören und wie Sie Confluence erfolgreich als Wissensmanagementsystem einsetzen können. Wenn Sie kein Update mehr verpassen wollen, dann folgen Sie uns doch gerne auf unserem YouTube-Kanal oder auf LinkedIn!
Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0791 20417098
